Als Einstimmung ein paar Anekdoten aus dem namensähnlichen Star Wars  Teil. Ich hoffe Ihr stellt Euch offen den Anregungen zur Digitalisierung, verfolgt auch gerne mal einen rebellischen Ansatz und habt keine Angst am Ende doch in Karbonit eingefroren zu werden. Oder gar im entscheidenden Zweikampf mit der dunklen Seite eine Hand verliert.

Als Parallele zum Film möchte ich eher Inspirieren und an die Ausbildung durch  Yoda auf dem Sumpfplaneten Dagobah anknüpfen. Auch Yoda musste erst überzeugt werden und seine Skepsis verlieren, um dann doch Luke eine Chance zu geben. So ist das auch mit der Digitalisierung.

Nun gehts aber los mit dem fachlichen Teil.

DOKUMENTEN MANAGEMENT SYSTEM (DMS)

Sind nun alle Informationen digitalisiert und archiviert, sind die Regale und der Schreibtisch (bis auf die Kaffeetasse und die Kladde) endlich leer. Somit kann man auch von unterwegs arbeiten und hat seine notwendigen Informationen immer dabei oder kann darauf zugreifen, z.B. via eines VPN Zugangs (VPN siehe Wikipedia).

Für mich als privates Individuum wäre das Vorhaben somit geschafft. Als Mitarbeiter in einem Unternehmen, gibt es noch Optimierungsmöglichkeiten. Z.B. könnte man bei folgenden Situationen Abhilfe schaffen:

  • Das habe ich doch schonmal gefragt? Wo ist denn nur die Mail dazu?
  • Wo ist der aktuellste Stand des Anforderungsdokumentes gespeichert? In unserem Laufwerk finde ich es 3 mal.
  • Ich habe keinen Überblick, was aktuell ansteht. Die E-Mail Inbox als Taskliste zu nehmen, ist ja simple, aber ich habe den Überlick verloren und sehe nicht die Dringlichkeit.
  • Ich finde das Angebot an Firma X von vor drei Jahren nicht mehr.
  • Zu genau diesem Thema hat doch ein Kollege bereits ein Dokument verfasst. Es wäre super wenn ich mittels einer cleveren Suche hiernach recherchieren könnte.
  • uvm.

Zur Lösung dieser Probleme empfiehlt es sich eine zentrale Ablage zum Speichern, Suchen und Finden (z.B. ein Wiki) oder gar ein „Dokumenten Management System“ (DMS) zu etablieren.

Die Einführung, Konfiguration und Wartung/Pflege eines Wikis oder DMS werde ich im Folgenden nicht beschreiben, da es sehr individuell erfolgen kann oder gar muss. Meine Ambition ist es, Ideen zu beschreiben und Anregungen bzw. Impulse zu geben.

Je nach persönlichem und Firmen-Ausgangspunkt in Bezug auf Nutzung von IT-Tools, kann die Einführung eines Wikis oder DMS sehr unterschiedlich sein. Aus meiner Erfahrung heraus, kann ich sagen, dass nicht die technischen Restriktionen die größten Hürden sind, sondern die ggf. geringe Akzeptanz der Nutzer. Eine Hürde ist beispielsweise, die zunehmende Transparenz von Informationen und Status bzw. die damit einhergehende Angst Informationshoheiten zu verlieren. Damit einher geht die Tatsache, dass das Team/der Vorgesetzte den Zustand eines Projekts oder Aufgaben schnell erfassen kann.

Dennoch möchte ich an dieser Stelle ein paar Tipps geben, welche bei der Einführung, Einrichtung und Handhabung eines Wikis oder eines DMS zu bedenken sind. Bitte berücksichtigt beim Lesen, dass manche Punkte nur für ein Wiki oder ein DMS gelten.

  • Macht Euch Gedanken, warum Ihr ein Tool wie ein Wiki/DMS einführen möchtet? Was ist der „Schmerz“/Bedarf , den Ihr mit dem Tool eliminieren möchtet? Es empfiehlt sich nicht selten, einen Workshop oder eine Retrospektive durchzuführen, in welcher vom Team/Gruppe die aktuellen Hürden gesammelt werden und ein gemeinsames Verständnis entsteht. Aus meiner Erfahrung heraus, ist das Abholen und die Motivation des Teams, zur Einführung eines solchen Tools, das Wichtigste für den Erfolg ist. Ohne Team, keine Produktivitätssteigerung.
  • Das Rollen und Rechte Konzept sollte schlank und einfach gehalten werden. Zumindest zu Beginn der Einführung. Von verschachtelten Freigaben empfehle ich Abstand zu nehmen. Nicht vergessen, das Tool sollte Transparenz fördern nicht das Gegenteil. Etwas Fingerspitzengefühl sollte allerdings bei sensiblen persönlichen Informationen gegeben sein. Der Speiseplan ist bzgl. der Zugriffsrechte anders zu handhaben, als ein Lebenslauf oder eine Gehaltsabrechung eines Mitarbeiters.
  • Startet mit einem Pilotprojekt, gewinnt Erkenntnisse und berichtet von den Erfolgen. Je größer das Team/Gruppe, je komplizierter die Einführung eines DMS. Um schnell an Fahrt zu gewinnen, startet mit einem kleinen Team, lernt von den Erfahrungen und Bedürfnissen und wendet diese bei den folgenden Projekten an.
  • Bleibt beim Standard, vermeidet Customizations. Meist bieten Wikis/DMS eine Menge von Modulen/Plugins, die Zusatzfunktionen anbieten. Zum Großteil genügen auch diese gegebenen Funktionen. Spezielle Anpassungen, birgen immer Risiken und nicht selten größere Zusatzkosten. Zumal auch diese gewartet werden müssen, bei z.B. Softwareupdates.
  • Die Königsklasse von DMS ist die Nutzung von Workflows. Mit Workflows können standard Arbeitsabläufe digital abgebildet werden, lästige Aufgaben abgenommen werden und eine zusätzliche Produktionssteigerung erreichen. Z.B.könnte bei der CAD basierten Produktentwicklung automatisch ein standardisiertes PDF generiert und archiviert werden, wenn die „Bauzeichnung“ einen bestimmten Status/Zustand erreicht.
  • Eine Kernkomponente sollte eine schnelle und intelligente Suche sein. Da die Anzahl der Dokumente schnell zunehmen wird, ist eine gute Suche unabdingbar.

Welche Erkenntnisse habt Ihr bei der Einführung von DMS und einem Wiki gemacht? gerne nehme ich Euer Feedback mit auf.

Weiterführende Literatur:

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