Fokussieren hilft, doch manchmal verliert man sich in Details. Die letzten Wochen sind nur so vorbeigezischt. Kaum fing die Woche an und ich wurde mir dessen bewusst, was alles ansteht, war die Woche auch schon wieder vorbei. Es war richtig viel zu tun.  Naja „war“? Irgendwie wird die Workload nicht wirklich weniger. Viele Dinge müssen erledigt oder wenigstens begonnen werden, damit man sie besser abschätzen kann. Das Projekt selbst bedarf einer Art Standortanalyse. Viele Anforderungen müssen hinterfragt werden und auf Machbarkeit untersucht werden. Zusätzlich gibt es all die „Kleinigkeiten“, die täglich großteils ungeplant hereinplatzen; so von wegen, „… kannst Du mal schnell…“.

Fokussieren hilft

Wie bekommt man nun solch eine Arbeitsflut in den Griff? Teilweise denkt man am Sonntag bereits, „oh Gott am Montag geht es wieder los“. Ich weiß gar nicht, wo ich anfangen soll. Meiner Meinung nach kommt die Angst vor der Aufgabenflut aus zwei Gründen:

1. Die Ohnmacht der Menge. Man sieht die Aufgaben (plötzlich) alle auf einmal. Der Berg der „Jobs to be done“ ist auf ein gefühltes unabarbeitbares Niveau gestiegen. Man hat das Gefühl alle Aufgaben gleichzeitig angehen zu müssen und fühlt sich angesichts des riesigen Berges ohnmächtig und vor allem überfordert.
2. Fehlende Abschätzbarkeit der Aufwände. Der zweite Punkt zielt auf die vermeintliche Unabschätzbarkeit jeder Aufgabe selbst ab. Abgesehen von der Menge, sind einige Jobs schlecht bzw. zum initialen Zeitpunkt fast gar nicht abschätzbar. Gut, für sich selbst sollte eine Art T-Shirt Größen Abschätzung schon drin sein. Z.B. S=habe ich 30 min erledigt. M=kann ein paar Tage dauern und L=ist alles was länger als ein paar Tage dauert; oder andere adaptierte Größenordnungen bei generell langfristigen Projekten.

Greatness begins beyond your comfort zone.

Robin Sharma

Doch wie komme ich nun weiter? Wie bekommt man den Berg abgearbeitet und wie sehe ich das Licht am Ende des Tunnels? Robin Sharma schreibt hierzu, „die Angst ist am Größten wenn man den Berg von weitem sieht“. Da hat man den meisten Respekt davor oder gar Angst. Doch wie überwinde ich diese Angst? Hier der Tipp: Lege Dich in den Berg hinein.  Fange an zu klettern. Setze einen Fuß vor den anderen. Setze Dich mit den Herausforderungen  auseinander und lerne ihre Hintergründe kennen. Finde heraus, ob die Herausforderungen einer gemeinsamen Struktur unterliegen und gemeinsame Eigenschaften haben. Analysiere die Probleme und schalte in einen Lösungsmodus. Die Angst/der Respekt verfliegt, wenn Du die Dinge angehst. Der Spruch ist zwar äußerst abgenutzt, passt aber an dieser Stelle sehr gut: „Man wächst mit seinen Herausforderungen“ 😉

Hier trennt sich die Spreu vom Weizen

An dieser Stelle zeigt sich aus meiner Sicht die wahre Stärke Leadership. Ja, natürlich ist das Problem selbst zu erkennen schon eine Erkenntnis. Wenn man es sogar konkret formulieren kann, ist das ein wirklich wichtiger Beitrag für das Projekt. Womöglich wäre der Projekttanker ohne die Erkenntnis auf den sog. „Eisberg“ gekracht. Doch nur das Problem erkennen, manövriert uns nicht auf einen sicheren Kurs.

Probleme erkennen und hieraus Lösungen ableiten, dass ist die Kunst im Projekt. Eine Lösung zu finden bedarf eines gewissen objektiven Blickwinkels. Ich persönlich bin mir sogar sicher, dass viele die Probleme erkennen, auch Lösungen parat haben. Aus Respekt oder vermeintlicher fehlender Verantwortlichkeit für die Lösungen, diese aber leider nicht verfolgen. Deutlich wird das aus meiner Sicht, wenn Formulierungen den ominösen „man“ adressieren. Da frage ich mich immer: Wer zur Hölle ist denn „man„?

Hier kommt das Zauberwort

Das Zauberwort an der Stelle ist: Fokus! Fokussieren hilft Dich auf Dein nächstes Ziel zu konzentrieren. Nimm Dir die nächsten wichtigen/relevanten Schritte vor. Sortiere Deine Aufgaben  und bringe sie in eine sinnvolle Reihenfolge. Oder nimm Dir das dringendste Problem vor und entwickle eine Lösung. Nicht alle Dinge müssen zwangsläufig gleichzeitig gelöst werden. Manche setzen einander voraus und haben Abhängigkeiten. Gehe die ersten Punkte an. Nimm Dir die wichtigsten und vermeintlich schwierigsten Dinge als erste vor. Schnappe Dir nicht gleich die „low hanging fruits“.  Setze Dich mit dem Eisberg auseinander der unter der Wasseroberfläche schwimmt. Der beinhaltet aus Projektsicht die größten Risiken. Die Devise ist, nicht aufschieben und denken die Zeit wird es schon zeigen, sondern lege Dich in den Berg. Weitere Erkenntnisse aus  Projektmanagement Lessons Learned gibt es in einem anderen Artikel hier zu lesen.

Die Kehrseite der Medaille

Der Fokus hilft Dir, dich zu sortieren, die richtigen und relevanten Dinge anzugehen. Fokussieren hilft. Doch wenn die Auslastung generell hoch oder gar zu hoch ist, bleibt auf Dauer der Spaß auf der Strecke. Zumindest war das bei mir der Fall.

Die Tatsache, dass ich gerade einen Blog-Artikel schreibe zeigt, dass ich aktuell einen „Rastpunkt“ am Berg gefunden habe. Ich kann mal wieder meinen Kopf frei machen und etwas kreativ tätig werden. Für mich ist die Abwechslung wichtig. Hierzu gehört etwas Kreatives zu tun und u.A. mittlerweile das Blog- Schreiben. Mein Vorhaben, alle 2-3 Wochen einen Blog-Artikel zu schreiben, habe ich hierdurch komplett vernachlässigt. Weil ich mich auf den Job fokussiert habe und keinen freien Kopf hatte. Somit hatte ich keinen Spielraum um meine Gedanken, abgesehen vom Projektinhalt selbst, zu Reviewen und in einem Blog nieder zu schreiben.

Fazit

Das Maß der Auslastung ist natürlich sehr individuell. Auch die Menge der Aufgaben, die Deine persönliche CPU (Prozessor) verarbeiten kann, ist personenabhängig. Aber Probleme anzugehen, sich in den Berg zu lehnen und Lösungen zu entwickeln, sollte der Anspruch von jedem sein. Du zeigst somit Eigeninitiative und bringst einen wichtigen Beitrag zum Projekt. Ganz nebenbei  erwirbst Du für Dich ein großes Erfolgserlebnis.

Fokussieren hilft nicht nur beim Sortieren von vielen Aufgaben, sondern Fokus sollte durchaus eine Konstante sein. Jede Projekt-Tätigkeit sollte relevant für die Projektvision sein und auf das Ziel einzahlen. Jede Anforderung, ob groß oder klein, sollte auf das vereinbarte Ziel einzahlen. Sollte das Projekt in Verzug geraten oder die vereinbarten Anforderungen nicht erfüllt werden, wird das Projektteam zu Rechenschaft gezogen; nicht die Anfragenden und „Helfer“ drum herum 😉

Wie hilfst Du Dir aus der Krise, wenn zu viele Sachen gleichzeitig anstehen? Und was tust Du um den Kopf wieder frei zu bekommen? Dein Feedback ist herzlich willkommen.