Das Streben nach mehr Produktivität ist mein ursprünglicher Antrieb für diesen Blog VITAMINP.info gewesen. Im Kern ist das heute noch so. Zusätzlich ergänze ich die Kurzbeschreibung um Kreativität. Unter Anderem findet man den kreativen Anteil in den seit längerem ergänzenden Sketchnotes. Diese gibt es zu (fast) jedem Artikel frisch gesketcht dazu. Diese Visual Notes sollen die Inhalte zusätzlich bildlich erklären und somit schneller ins Gehirn leiten. „Geht ins Auge, bleibt im Kopf“ 😉 Wie wir alle wissen, ist das Wiederholen eine der effektivsten Methoden, um Wissen zu erlangen und Neues zu lernen. Da auch ich die einzelnen Inspirationen, die ich hier beschrieben haben, nicht mehr präsent habe, hier in Kürze meine top 10 Produktivitäts Tipps.

Dein Morgenritual

Mein erster Produktivitäts-Tipp ist das Morgenrituale für einen erfolgreichen Start in den Tag. Mit dem Morgen beginnt dein produktiver Tag und hier wollen wir gleich ansetzen. Wir wollen von Anfang an zusammen positiv geladen in den Tag starten 😉 Mit Sicherheit hat jeder für sich einen anderen Rhythmus und andere Rituale, die sie oder ihn produktiv in den Tag starten lassen. Dies kann z.B. eine bestimmte Uhrzeit zum Aufstehen sein, das gesunde Frühstück, Sport oder die Fahrradfahrt ins Büro. Frage dich was deine Morgenrituale sind, damit du entspannt, motiviert und gut gelaunt zur Arbeit kommst.

Fokus

Fokussieren scheint eines meiner Lieblings-Themen zu sein. U.A. habe ich den folgenden Artikel geschrieben, Fokussieren hilft Dir aus der Krise. Dort habe ich den Fokus als Zauberwort beschrieben. Der Artikel ist bereits über zwei Jahre alt, das Thema ist nach wir vor Prio 1. Denn wir lassen uns zu schnell von anderen Dingen ablenken und verlieren den roten Faden.

Dies passiert beispielsweise nicht selten in Meetings. Zumindest erfahre ich das von vielen Freunden, Kollegen und stelle es oft selbst fest. Hierzu hatte ich vor einiger Zeit den Artikel 4 Tipps für effizientere Meetings geschrieben. Ein weiterer Tipp zur Reduktion der Ablenkung ist das Abschalten des Outlook >Pling<. Nimm dir gezielt Zeit für die Bearbeitung deiner Inbox. Du brauchst keine Notification, die dich sofort aus deinem Gedanken herausreißt und dich von deinem aktuellen Tun ablenkt.

In richtig Prioritäten setzen mit der Time Management Matrix, habe ich einen Artikel zu der Time Management und Priorisierungsmethode von Stephen Covey geschrieben. Mit dieser einfachen Methode kannst du für dich abwägen, welche deiner Tasks wichtig und welche weniger wichtig sind. Als Anregung findest du hier ein Template zum ausdrucken.

Iteratives Vorgehen

Was mir persönlich viel bringt ist mein interaktives Vorgehen. Ich strebe nicht (gleich) ein perfektes Ziel an. Oft besteht zu Beginn eines Projektes nur eine grobe Idee des Ziels. Um mit diesen noch vagen Informationen einen perfekten Plan auszuarbeiten, müssen viele Annahmen getroffen werden. Dies ist gleichzeitig ein enormes Risiko, dass sich viele oder alle Annahmen als falsch herausstellen könnten. Somit empfiehlt sich ein interaktives, schrittweises Vorgehen. Methodisch bietet sich hier das Agile Management Framework SCRUM oder Kanban an.

Meine Top 10 Produktivitäts Tipps – Sketchnote – VITAMINP.info

Zentrale Informationsbasis

Ein sehr praktischer und hilfreicher Tipp ist das Notizbuch. Ich habe schon seit dem Studium mein kleines schwarzes Notizbuch. Um genau zu sein, habe ich mittlerweile mehrere. Für meinen Job, habe ich genau eins. Hier schreibe ich alle Todos, Meeting-Kurzprotokolle, Ideen und kleine Brainstormings rein. Nicht selten ergänze ich hier auch Skizzen, von „visuellen Bildern“ die mir einfallen.

Eine Methode, die ich dir gerne ans Herz legen möchte, sind die kreativen Notizen. Diese habe ich bereits mehrfach in praktischen Impulsvorträgen vorstellen und erproben dürfen. U.A. den Young Sales und IT Talents der Deutschen Telekom AG (Junge Talente treffen auf kreative Produktivität), als auch dem Netzwerk der KREATIVE DARMSTADT e.V. (Systemisches Konsensieren // Kreative Konzepte von kreativen Köpfen).

Privat habe ich einige Notizbücher für meine Sketchnotes. Z.B. habe ich eins für ganz grobe Ideen. Wenn ich noch keine Vorstellung habe, wie die Visualisierung aussehen könnte, sketche ich in dieses. Für die „finalen“ Sketchnotes, habe ich ein weiteres Buch/Kladde. Da ich immer wieder andere Bücher/Formate ausprobiere, kommt es vor, dass ich zeitgleich mehrere Bücher in Verwendung habe.

Retrospektive

Mache nicht den Fehler zu denken es läuft alles perfekt. Ich würde mal behaupten, das ist in den seltensten Fällen zutreffend. Ich fahre für mich privat und in den Projekten gut mit Retrospektiven. Die klassische Methode ist 1. Erkenntnisse sammeln und 2. nächste Schritte daraus ableiten. Der Klassiker zum Sammeln der Erfahrungen ist die „Mad, Sad, Glad Methode“. Es wird aufgelistet was gut lief (Glad), was verbesserungswürdig lief (Sad) und was garnicht lief (Mad). Hieraus kann man z.B. durch Themencluster ähnliche Erkenntnisse gruppieren und Maßnahmen ableiten.

Neben all den möglichen Methoden, möchte ich dir die Selbstreflexion ans Herz legen. Ich frage mich oft, ob ich alles richtig mache oder gemacht habe. Was gut lief und was nicht. Auch frage ich meine Kollegen oft nach Feedback, in der Hoffnung auf eine Rückmeldung über die Außenwirkung meines Tuns und Wirkens.

Mach alles mit einem Lächeln

Siehst du dich als Opfer oder bist du am Drücker? Denkst du, dir sind die Hände gebunden oder gehst du Dinge aktiv an? Diese Einstellung überträgt sich auf deine Emotionen. Gehst du mit einem Lächeln auf jemanden zu oder wartest du mit herunterhängenden Mundwinkeln, dass jemand auf dich zukommt? Was glaubst du macht mehr Spaß und bringt ein Ergebnis?

Es gibt (soviel ist sicher) einige Situationen, in denen etwas einfach getan werden muss. Z.B. ein Projektreport, Finance-Forcast oder die Steuererklärung. Die Frage ist nicht – machst du es, oder nicht. Die Frage ist, machst du es mit einem Lächeln und bist der Gewinner, weil du etwas gelernt und erledigt hast. Eine weitere Anregung bringt der Artikel – Lächeln macht gesund, schlau und glücklich.

Timeboxing

Timeboxing kann für u.A. zwei Zustände sehr hilfreich sein. Entweder du hast so viel um die Ohren, dass du nicht weißt wo du anfangen sollst. Oder du hast 1-2 größere Konzepte vor, aber noch keinen Schimmer wie Du vorgehen sollst. In beiden Fällen kann dir die Pomodoro-Technik helfen. Die Pomodoro Technik hilft Dir fokussiert zu Arbeiten. Sie hilft dir, deine Tätigkeiten in kleine, zeitliche Häppchen zu unterteilen. Die ursprüngliche Idee dieser Technik empfiehlt 25 min. Zeitblöcke. Nach jedem Zeitblock kann man eine kurze 5 min. Pause machen. Nach 4 dieser Durchläufe empfiehlt sich eine längere Pause zum Durchatmen. Mit dieser Technik kannst du deine Masterarbeit timen oder deinen Bürotag strukturieren.

Nicht Perfekt, aber Erledigt

Not perfect, but done – das ist für mich eine sehr wichtige Erkenntnis für mehr Produktivität. Nicht selten hält man sich ewig damit auf das perfekte Zielbild zu beschreiben. „Wir müssen das noch berücksichtigen und Anforderer X will noch jenes ergänzen“. Am Ende passt alles nicht wirklich zusammen und es fühlt sich nicht an wie aus einem Guss. Es dauert lange. Doch das Schlimmste ist, dass es dem „Kunden“ (wer auch immer das ist) nicht gefällt.

Mein Tipp ist das Pareto-Prinzip. Konzentriere dich nicht auf die 100%, sondern auf die 80% der Lösung. Nicht selten kosten die letzten 20% der Lösung (dem Feinschliff) 80% der Zeit. Wäre es nicht effizienter und produktiver, wenn du in 20% der Zeit, 80% der Lösung hast?

Kreativität

Die Kreativität ist für mich mittlerweile ein Hauptantrieb für meine Tätigkeiten. Es motiviert mich, wenn ich ein neues Projekt angehe, welches noch relativ offen in der Gestaltung ist. So kann ich kreativ und selbstbestimmt in die Lösungsfindung einsteigen. Bei der Erarbeitung von Ideen, möglichen Umsetzungen und der Ergebnispräsentation, helfen mir meine Sketchnotes. In diversen Artikeln habe ich hierzu bereits dein Interesse daran wecken wollen. In dem jüngsten Artikel zu Sketchnotes, „Vom Entwurf zu Sketchnotes // Mein Resümee aus 20 Monaten Sketchnotes“, beschreibe ich meine Erfahrungen und was es dir bringen kann, visuelle Notizen zu erstellen. Ein Einstieg hierzu könnte der Artikel „Sketchnotes leicht gemacht. Starte Deine Bibliothek“ sein. Und ja, malen kann jeder! Als Kind hast du das auch gekonnt und bestimmt sogar gerne gemacht ;-). Und nein, Sketchnotes sind keine Kunst, sondern Ideen. Sketchnotes zielen darauf ab, schnell eine Idee zu visualisieren und nicht ein perfektes Gemälde zu werden. Ganz nebenbei, entspannt das Zeichnen und fördert Deine Kreativität. Schon mal probiert beim Telefonieren die Infos mit zu zeichnen? 😉

Bleibe Authentisch

Bist du wie du sein willst – oder bist du wie du bist? Klingt nach einer einfachen Frage. Es kostet Kraft, jemand zu sein der man nicht ist. Es kostet Energie, Dinge zu tun, die man nicht tun kann oder möchte.  Was sind meine Stärken? … und nutze ich meine Stärken? Das habe ich mich in dem letzten Artikel gefragt. Was macht mich aus? Was kann ich und was möchte ich tun? Wir haben soviel Potential in uns, wenn wir tun was wir können. Es ist verschwendetes Talent und auch Zeit, wenn wir tun, was wir müssen.

Ein Auszug aus meinem Artikel über Authentizität: „Wenn man authentisch ist, wirkt man echt und nicht verstellt. Damit dies gelingt, muss man ehrlich und glaubwürdig sein. Eine Schwierigkeit dabei ist sicherlich, gleichermaßen zu seinen Stärken als auch zu seinen Schwächen zu stehen. Doch wer zeigt oder spricht schon gerne über seine Schwächen? Dann mache ich mich angreifbar. Oder?“ Authentizität. Sei Deine beste Version gibt hierzu noch weitere aufschlussreiche Inspirationen und Tipps.

… Nachwort

Das sind meine Top 10 Produktivitäts Tipps zum jetzigen Zeitpunkt. Ich hoffe, ich konnte dir hiermit ein paar Anregungen und Inspirationen geben, um deine Arbeitspakete im Arbeitsalltag und Privatleben effizienter zu gestalten. Bei aller Produktivität muss die persönliche Effizienz-Quote nach eigenem Augenmaß erfolgen. Jeder tickt hier anders. Jeder hat ein anderes Maß an Arbeitsbelastung. Bitte vergiss nicht den Spaß bei der Arbeit. Wir verbringen zuviel Zeit mit unserem Job, um ihn einfach nur effizient zu machen. Denk hierbei an das Lächeln, den Sinn, den du mit deinen Projekten verfolgst und habe Spaß bei dem was du machst.

Was sind deine Top 10 Produktivitäts Tipps? Oder dein persönlicher Top Produktivitäts Tipp? Danke für Dein Feedback in die Kommentare!