Aufgaben Wochenplaner – Deine Aufgaben der Woche auf einen Blick

„Was war mein Todo von dem Projekt Jour-fix letzte Woche?“ Blätter, blätter…“ Und was sollte ich nochmal bis Ende der Woche fertig haben?“ Blätter, blätter…“ Vor meinem Urlaub wollte ich doch noch etwas fertiggestellt haben?“ So blättert man sich durch die Kladde und sucht die Notizen bzw. die unerledigten Aufgaben. Die Lösung ist so simple wie effizient – Mach einfach Dein Aufgaben Wochenplaner!

Kreiere Deinen #AufgabenWochenplaner in 5 min. Equipment: Notizbuch, Stift, Highlighter - fertig. Klick um zu Tweeten.

Für einige muss ich vorwegschicken, dass ich trotz diverser Vorzüge der Digitalisierung, ein Verfechter der oldschool Kladde (Notizbuch) bin. Ich werde selten ohne meine Kladde in Meetings gesichtet. Hierbei habe ich sogar aufgerüstet. Zusätzlich zur DinA5 blanko Kladde und einem schwarzen Fineliner, besteht mein mobiles Office aus einem hellblauen Highlighter. Mit diesen minimalistischen Schreib-Equipment kann man schnell eine anschaubare Skizze und Überschrift visualisieren, oder einfach nur ein Schlagwort oder Todo hervorheben. Der erste Griff zu meiner Kladde ist am Montag morgen, direkt beim Hochfahren des Rechners. Sogar privat, habe ich oft Papier dabei, um im kreativen Notfall etwas notieren und Sketchnoten kann.

Ich nutze bereits viele viele Jahre ein Notizbuch um diverse Dinge aus dem Tagesgeschäft zu notieren. Das können tatsächlich Todos aus Meetings oder selbst vorgenommene Aktivitäten sein. Das sind auch Bemerkungen, Termine, Stichpunkte zu einem Thema oder kleine Zeichnungen/Skizzen. Durch die unterschiedlichen Inhalte und die bewusste Dynamik des Notizbuches, kommen die Wochen über, immer ein paar Seiten hinzu. Durch das Datum oben rechts, welches ich konsequent notiere, kann ich die Inhalte zumindest chronologisch nachvollziehen.

Lass der Kreativität freien Lauf

Die Vielzahl der Seiten und die unterschiedlichen Notizen sowie Visualisierungen, wird die Kladde sehr interessant und ich blätterte sie gerne durch. Gerade die zusätzliche Farbe, bringt einen Effekt rein, der alte Notizen lesenswert machen. Die Menge der Seiten erschwert es, meine Todos zu finden. Gerade die offenen Tasks, welche auch gerne einmal 1-2 Wochen zurückliegen können. Jetzt kann man der Meinung sein, dass einem die wichtigen und relevanten Aktivitäten schon einfallen. „Was mir wichtig ist, habe ich im Kopf, da brauche ich kein Aufgabenplaner“. Ja, mag sein. Aber ist die Liste, die Du im Kopf hast auch vollständig? Denkst Du an alles, oder nur an die Dinge, die Dir wichtig sind? Die Unwichtigen und solche Aktivitäten, die unangenehm sind, hast Du bereits (bewusst oder unbewusst) vergessen oder gar verdrängt. Also wo ist die Liste der wichtigen Dinge, die Du diese Woche fertigstellen wolltest? Ich vermute, diese Liste verteilt sich auf mehreren Seiten. Zusätzlich hast Du Dir einige Punkte als E-Mails in der Inbox gespeichert oder schicken lassen. Auf Deinem Schreibtisch geistert bestimmt noch der eine oder andere Notizzettel rum, auf denen weitere Tasks stehen.

Damit ist ab heute Schluss. Ich beschreibe Dir im Folgenden, wie Du mit einem total einfachen Vorgehen, Deine Woche im Griff hast und ganz nebenbei Deinen Schreibtisch noch etwas besser aufgeräumt hast.

Deine Aufgaben Wochenplaner Liste

Heute ist Montag morgen. Nehme Dir Dein Notizbuch, Kladde oder wie auch immer Du es nennst. Das kann ein DinA5, DinA4 oder ein anderes Format sein. Ich persönlich bevorzuge DinA5 mit blanko Papier. Aber das kann sich jeder ganz individuell überlegen. Schlage eine Seite auf, die noch leer ist.

Diese Seite wird Deine wichtigste Seite für diese Woche. Die Überschrift der Seite lautet z.B. „Kalender Woche 32“ oder „Wochenplaner 7.-11.08.“. Ich versuche die Darstellung der Überschrift immer etwas zu variieren. Hierzu setze ich einen farblichen Akzent mit einen Highlighter oder schreibe mit einer abgewandelten Schrift. Etwas aufpeppen kannst Du es mit einem Symbol. Z.B. Könntest Du eine kleine Rakete malen, wenn eines Deiner wichtigsten Tasks dieser Woche ein Produktlaunch ist. Oder Du zeichnest einfach ein Kalenderblatt, für die aktuelle Woche.

Das Wichtigste sind die Tasks

Das Wichtigste auf der Seite, sind die nun folgenden Aktivitäten und Aufgaben. Ich habe meine Todo-Liste mittlerweile auf ein absolutes Minimum reduziert. Aufgaben werden mit einem kleinen leeren Quadrat begonnen. Dies abgehakt werden kann. Die Beschreibung der Task überschreitet bei mir selten (bis gar nicht) eine Zeile im Notizbuch. Hierbei achte ich darauf, dass die Beschreibung die wichtigsten Stichwörter enthält. Achte einfach auf das KISS Prinzip.

Wenn man bei Notizen an sich schnell mal ins „Schmieren“ abdriftet, solltest Du hier auf eine saubere Schreibweise achten. Diese Liste wird Dich mindestens bis zum Montag der darauf folgenden Woche noch begleiten. Bis dahin solltest Du diese Liste lesen können.

Am darauffolgenden Montag startet eine neue Liste. Der Clou ist, Du musst nur auf diese Seite zurückblättern, auf welcher Du alle Wochen-Todos sammelst. Ich hätte früher meine Aufgaben immer auf mehrere Seiten verteilt. Je nach Tagesform und Meeting, waren es gerne mal mehr als 7-10 Seiten, auf welche meine Aufgaben verteilt waren. Zum Schluss ging mehr Zeit drauf, alle Punkte wieder zu finden, als einige davon zu erledigen. Ab jetzt musst Du zu Beginn der neuen Woche, nur noch auf eine bestimmte Seite zurückblättern. Die noch nicht erledigten Punkte, wenn sie noch Relevanz haben, identifizieren und in den neuen Aufgaben Wochenplaner übertragen.

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Aufgaben besser merken durch Farben

Das ist im Kern der ganze Zauber. Das kannst Du natürlich noch in diverse Richtungen ausbauen. Z.B. habe ich in einem Podcast von Lars Bobach gehört, dass er bei Protokollen mit Farben arbeitet. Er markiert darin z.B. mit gelb die Aufgaben, die er persönlich erledigen muss.  Das hätte sich schon geklärt, denn unsere Liste enthält nur Aufgaben für Dich. Und mit rot markiert er Dinge, bei denen er Nachfassen muss, z.B. im kommenden Jour-fix. Hierzu kann man geteilter Meinung sein. Wenn für mich etwas nicht wichtig wäre, also nicht „nachfassungswert“, dann würde dieser Punkt nicht in dem  Aufgaben Wochenplaner notiert. D.h. generell ist die farbliche Differenzierung schon sinnvoll, wenn es sich z.B. um ein Projektmeeting Protokoll handelt. Nicht aber, wenn es ein persönliche Wochenplaner ist. Tatsächlich denkbar wäre, eine Markierung von Aufgaben, die Prio 1 haben. D.h. Aufgaben, die unbedingt bis Ende der Woche oder früher erledigt werden müssen. Diese könntest Du in einer Farbe, mit einem zusätzlichen Sternchen oder ähnlichem markieren.

Die eigentlichen Notizen nicht vergessen

Zusätzlich hilfreich bei der Erstellung von Notizen ist mein Artikel über kreative Notizen. Hier beschreibe ich, wie man schnell und einfach, lesbar und nachhaltig Notizen erstellt. Viele schreiben ihre Notizen wie eine endlos Liste einfach von oben nach unten. Hierbei wird kein Rand gelassen, sondern die ganze Seite von links nach rechts ausgenutzt. Eine Kreative Alternative bietet der Artikel zu kreative Notizen. Wenn Du keine Zeit zum Lesen hast, kannst Du Dir auch das dortige 2 Minuten-Video anschauen. Dort bekommst Du die Essenz in zwei Minuten erklärt 😉

Wenn Du auch ein Notizbuch nutzt, um Deine Aufgaben, Protokolle oder Stichpunkt zu notieren, würde ich mich freuen, wenn Du mir ein Foto schickst. Danke fürs Mitmachen und Teilen 😉