Tagsüber gibt man sein Bestes im Job, am Abend wird für den eigenen Blog recherchiert und geschrieben, am Wochenende wird die Sketchnote gefilmt und wann ist Quality-Time für Familie und Freunde? Wenn einem Dinge Spaß machen, wird das Vorhaben, nur 30 min zu recherchieren, gerne mal zu 3h. Manchmal wachsen einem Dinge einfach über den Kopf. Dann ist ein gutes Zeitmanagement gefragt und Dein Planer.

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Bislang habe ich mich immer gesträubt, auch privat meine Zeit zu planen. Privat habe ich immer eine gewisse Spontanität sehr geschätzt. Aber meine Ideen und Dinge, die ich angehen will, nehmen einfach über Hand. So dass ich tatsächlich nun anfange, auch meine private Zeit zu planen. Primär aus dem Grund ein Mindestmaß an Quality-Time mit den Kindern und der Familie zu haben.

Was steht alles an?

Bevor nun eine Art Familien-Planer,  Freizeit-Planung also mein Planer erstellt werden kann, muss ich erstmal wissen, was eigentlich alles so ansteht. Also den Stift gezückt und erstmal eine Liste machen. Unter anderem habe ich mir folgende Fragen hierzu gestellt:

• Was habe ich die letzten 3 Wochen alles gemacht?
• Welche Pflichttermine stehen an und welche Veranstaltungen würde ich gerne besuchen?
• Wieviel Zeit bleibt nach der Arbeit, bis die Kinder ins Bett gehen?
• Wie oft will ich Sport machen?
• Für was möchte ich weiterhin Zeit aufbringen?
• Wie ist die Gewichtung für die Dinge, die ich gerne mache?
• Wie sind in der Regel die Arbeitszeiten?​

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All die Punkte münden in einer eindimensionalen Liste. Wichtig hierbei ist, nicht von Anfang an, an zuviele Dinge auf einmal zu denken. Z.B. nicht gleich die einzelnen Themen priorisieren. Sonst verliert man sich in Komplikationen und bekommt die erste Sammlung der Hobbies/Interessen, für welche man Zeit investieren möchte, zusammen. Siehe auch als Anregung die New Resolution Liste.

• Mo. – Fr. dem Job nachgehen von 8:30 – 17:30/18:30 Uhr
• Aktive Quality-Time mit der Familie und den Kindern. Zeitaufwand mind. 2h/Wochentags + Maximum am WE
• Blog Artikel recherchieren und schreiben. Zeitaufwand ca. 2h/2 Wochen
• Sketchnote und Video aufnehmen und schneien. Zeitaufwand ca. 3h/2 Wochen
• Newsletter schreiben. Zeitaufwand ca. 30min/2 Wochen
• Social Media Aktivitäten. Am liebsten täglich, mind. 1xWoche (mit Buffer App)
• Sketchnote zeichnen üben. Zeitaufwand ca. 1h/Woche
• Vereinsaktivitäten für Kreative Darmstadt e.V. Zeitaufwand ca. 2h/Woche (tbd)
• Lesen von Romanen und Fachliteratur. Ca. 30min/Täglich
• Sport/Laufen. Zeitaufwand 1,5h/3xWoche
• Schlafen und Erholung. Zeitaufwand 8h/täglich

Was ist Dir am Wichtigsten?

So, da kam ne ordentliche Liste zusammen. Es ist schon interessant zu sehen, was man alles in der Woche so macht oder gerne machen würde. Aus solch einer Liste, kann man zudem erkennen, welche Interessen man alle hat. Vielleicht wolltest Du schon immer ein Instrument spielen, an einem Töpferkurs teilnehmen, oder eine weitere Sprache lernen. In dieser Liste stehen nun all Deine Interessen und Tätigkeiten die du Du machst, oder gerne tun würdest.

Der nächste Schritt ist bei einer kurzen Liste nicht unbedingt notwendig. Sie dient aber in jedem Fall dazu, herauszufinden, was einem am Wichtigsten ist. Es gilt die einzelnen Punkte zu priorisieren. Ggf. auch noch um den notwendigen Zeitaufwand zu ergänzen bzw. die gesamte Liste nochmal zu reviewen. Ich würde vorschlagen, die einzelnen Einträge der Liste komplett zu „ranken“. Fange beispielsweise mit dem wichtigsten Thema an. Ich empfehle, in die bereits erstellte Liste, Deine Prioritäten mit Nummern von 1 bis zur maximal Anzahl der Themen durch zu nummerieren. So hast Du die Chance, hierbei nochmal zu entscheiden, wenn Du eine Priorität tauschen möchtest.

Übertrage im Nachgang diese Liste in eine Neue, in welcher die priorisierte Reihenfolge berücksichtigt wurde. Wichtig hierbei ist, dass Du zu jedem Punkt auch eine Wunsch-Zeitdauer und Häufigkeit benennst. Ohne diese zeitliche Komponente, können wir nicht sinnvoll zum nächsten Schritt übergehen.

Voila, hier ist Deine Liste, mit all Deinen Interessen, Hobbies, schönen Dingen, aber auch Pflicht-Punkten mit denen Du Deine Zeit verbringst.

Jetzt machen wir Deinen Wochen-Ideal-Plan, Dein Planer

Im Gegensatz zu den Grauen-Herren aus dem Film Momo von Michael Ende, streichen wir jetzt nicht alles was Spaß und Freude macht aus dem Leben um Zeit zu sparen. Wir bringen jetzt Deinen Plichtteil (z.B. Job) und deine privaten Interessen (z.B. Hobbies) in Einklang. Durch die priorisierte Liste ist klar, worauf Du Deinen Fokus setzt. Natürlich kann das in 4 Wochen oder 6 Monaten anders sein. Dann adaptierst Du einfach Deinen Wochen-Plan.

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Ich persönlich skizziere mir einen zwei Wochenplan. Ich habe bei Erstellung der o.g. Liste erkannt, dass ich einige Aktivitäten habe, die im zwei Wochen Rhythmus aktiv sind. Solch einen Wochenplan, kann man z.B. mit Excel, Numbers oder Google-Tabellen erstellen. Als „Retro-Digital-Nomade“, mache ich meine ersten Skizzen meist auf Papier und übertrage diese später ggf. in ein digitales Medium. Ich habe für mich erkannt, dass mein Brainstorming mit Papier und Stift besser und effizienter ist, als wenn ich gleich versuche strukturiert ein Dokument, Powerpoint oder ähnliches in das Notebook reinzuhacken.

Bei der Erstellung des Planers, würde ich maximal die zu verplanenden Einheiten auf 30 Minuten runterbrechen.  Wenn man anfängt seine Aktiviväten auf 15 Minuten Basis, oder kleiner, zu verplanen, ist das für das Ziel sich auf die Dir wichtigsten Themen zu fokussieren nicht zielführend. Zusätzlich glaube ich, dass man sich somit eher verzettel und sich zu viel für die Woche vornimmt. Aber auch hier tickt jeder anders. Wichtig ist, dass Du am Ende einen Plan hast, mit dem Du Dich wohl fühlst.

Als erstes würde ich die Plichttermine in den Wochen-Plan eintragen. Die durchschnittliche Arbeitszeit, Kinderbetreuung und andere Pflicht-Termine. Danach gehst Du Punkt für Punkt Deine Aktivitäten Liste von oben nach unten durch. Überlege Dir vorab nochmal, wieviel Zeit Du jeweils investieren möchtest, wie häufig die Aktivität stattfinden soll und trage sie dann in Deinen Plan entsprechend ein. Im ersten Durchlauf würde ich den Plan mit Bleistift erstellen. Es würde mich wundern, wenn Du von Anfang an alles so einträgst, dass Du am Ende damit Happy bist.

Wichtig ist ein Puffer. Vergiss bitte nicht, auch bewusst freie Stellen in Deinem Kalender zu lassen. Es ergeben sich im Leben immer wieder Themen, auch neue Aktivitäten, die Du gerne oder unfreiwillig machen musst oder möchtest. Ein gewisser Freiraum ist auch notwendig, um auf neue Ideen zu kommen oder einfach mal nichts zu tun.

Tada, Dein Planer

So hier ist er. Dein Wunsch-Wochen-Plan, Dein Planer. Aber erstmal meinen herzlichen Glückwunsch zu diesem Plan. Alles, was Du bislang teilweise intuitiv, geplant oder kurzfristig machen musstest, hast Du nun in einen Wochen Plan gegossen. Jetzt kann man sich die Frage stellen, warum habe ich eigentlich solch einen Plan erstellt? Vorher habe ich auch immer alles ganz gut hinbekommen. Meine Antwort hierauf wäre. Ja? Hast Du wirklich immer alles hinbekommen? Hast Du auch das gemacht, was Du gerne machen wolltest? Waren es immer die Dir wichtigen Dinge, oder doch eher die, die Dir in dem jeweiligen Moment eingefallen sind? Und warst Du am Ende der Woche mit den Aktivitäten, die Du geschafft hast, immer zufrieden? Wenn Du all diese Fragen mit „Ja“, beantworten kannst, ist solch ein Plan tatsächlich nicht notwendig. Dann machst Du schon genau, was Du machen möchtest und hast Dein Zeitmanagement offensichtlich voll im Griff.

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In dem Plan ist immer noch etwas Platz, für optionale Aktivitäten. D.h. ich würde einen Platz auf Deinem Planer reservieren, der keine zeitliche Einordung in einen Wochentag hat. Auf diesem Notiz-Feld kannst Du Dir Aktivitäten notieren, die nicht zwingend in der Woche geschehen sollen, aber an die Du denken möchtest, wenn Du Zeit oder/und Lust hast. Das kann z.B. ein Frisör-Termin sein, oder ein Kinobesuch in einen bestimmten neuen Film, oder einfach mal wieder eine Ausfahrt mit dem Motorrad.

Ich persönlich habe mittlerweile mit dem privaten Zeitmanagement so meine Probleme und stoße bereits an diverse Grenzen. Was, wie eingangs beschrieben, auch der Grund für diesen Artikel ist. Wer mich persönlich kennet weiß auch, dass dieser Blog bzw. jeder einzelne Artikel und jede Sketchnote, so ne Art Selbsttherapie ist. Denn nur weil ich über Produktivität, Zeitmanagement, agiles Arbeiten und Projektmanagement schreibe, bedeutet dies nicht, dass ich mich nicht mit den selben Fragen oder Problemen beschäftige, wie Du.

Du kannst auch einfach eine konkrete Woche planen, bevor Du dir über eine generelle Wochenaufteilung den Kopf zerbrichst. Schreib einfach mal auf, was Du für nächste Woche vor hast.

Dann wünsche ich Dir viel Spaß beim Ausprobieren.  Mach Dir doch mal den Spaß und fange mit einer einfachen Liste Deiner Pflichten und Wunsch-Aktivitäten an. Und schau mal, was da zusammen kommt. 😉 Ich würde mich freuen, wenn Du mir schreibst, was Dir dabei auffällt?