Dein persönliches Kanban Board. Jetzt neues Starten

Stets auf der Suche besser zu werden und dies methodisch zu stützen, stößt man früher oder später unweigerlich auf Kanban. Insbesondere, wenn man Verbesserungspotentiale erkennt, Maßnahmen zur Optimierung definiert und diese nun schrittweise umsetzen möchte. Warum also nicht ein persönliches Kanban Board entwickeln?

Der Begriff Kanban kommt laut Wikipedia aus dem Japanischen und heißt soviel wie „Karte“, „Tafel“ oder „Beleg“. Die Methode Kanban wurde ursprünglich in der Produktionssteuerung entwickelt und steht für die Synonyme des Hol-, Zuruf- oder Pull-Prinzips.  Das tolle an Kanban ist, dass es universell einsetzbar ist. Du kannst es sowohl als persönliche Dein persönliches Kanban Board zur Aktivitäts-Planung einsetzen, als auch als agile Entwicklungs-Methode für ein oder mehrere Teams. Z.B. um es als evolutionäre Change Management Methode zu verwenden.

Kanban – Was ist Kanban? – VITAMINP.info

Dein persönliches Kanban Board

Die Methode ist für Dich oder Dein Team genau das Richtige, wenn Du Dich in den folgenden Punkten wiederfindest:

• Du suchst eine agile Methode für ein interaktives Vorgehen
• Du bist an einer Steigerung der Qualität interessiert
• Es ist keine langläufige Planung notwendig
• Sie unterstützt und fordert eine kontinuierliche Verbesserung
• Du hast viele individuell oder Team-Aufgaben zu bewältigen

Was denkst Du? Ist diese Methode was für Dich? Hat Dich das Kanban-Fieber schon angesteckt?

Die essentialsten drei Punkte, die Du meiner Meinung nach mit Kanban erreichen kannst, sind:

• Transparenz. Du bekommst volle Transparenz über all Deine Aufgaben oder die Tasks Deines Teams.
• Fokus. Durch die Fokussierung auf die wichtigsten Aufgaben, durch Limitierung der Aktivitäten in der z.B. ‚In Progress Spalte‘, behältst Du die Konzentration auf dem Wesentlichen. Durch kontinuierliches Besser-Werden kannst ggf. Dein Limit erhöhen.
• Steuern. Du steuerst Deine Aufgaben oder das Team steuert seine Task durch aktives Ziehen in die ‚In Progress‘ oder ‚Done‘ Spalte. Du bist selbstverantwortlich über den zeitlichen Verlauf. Gleichzeitig gibst Du Dir oder dem Team somit ein Kommittent über den Start, die Durchführung oder die Abnahme.

Fangen wir mal klein an. Wenn Du direkt mitmachen willst, hol Dir gleich mal Papier, Post-Its und einen Stift. Dann kannst Du quasi live Dein erstes persönliches Kanban-Board erstellen.

Dein persönliches Kanban-Board

Wir sparen uns an dieser Stelle mal die Einleitung und steigen direkt ein. Für ein schlankes persönliches Kanban-Board benötigst Du lediglich eine Tabelle mit drei Spalten. 1. die „TODO“ Spalte, 2. die „IN PROGRESS“ Spalte und 3. die „DONE“ Spalte.

In die „TODO“ Spalte listest Du alle Aktivitäten auf, die Du angehen willst. Diese sind in dieser Liste bereits priorisiert. Die Dir wichtigste Aktivität steht ganz oben und die Dir am wenigsten wichtige Aufgabe am Ende.

In der Spalte „IN PROGRESS“ stehen die Aktivitäten, die Du gerade durchführst. Ich persönlich würde von Pseudo-Multitasking abraten und immer nur ein oder ggf. zwei Todos „in Progress“ vorhalten. Sollte es bei der Durchführung einer Aktivität zu einer unvorhergesehen Pause kommen, die länger als z.B. ein Tag ist, würde ich die Task wieder in die Ausgangsspalte „TODO“ zurückziehen. Somit ist wieder Platz für eine neue Task.

Die Spalte „DONE“ beinhaltet alle erledigten Aktivitäten. Sobald eine Aufgaben fertig ist, ziehe sie in die Spalte „DONE“. Berücksichtige bei der Abarbeitung bzw. der Abnahme Dir gegenüber das Pareto Prinzip. Meistens ist 80% Fertigstellungsgrad bereits ausreichend. Damit die Liste auch langfristig überschaubar bleibt, würde ich die Done-Liste  mind. einmal pro Woche leeren. Hierzu empfiehlt sich z.B. der Freitag.

Individueller Tipp für Dein persönliches Kanban

Persönlicher Tipp: Wenn es Deine Zeiteinteilung erlaubt, empfiehlt sich der Freitag zusätzlich für eine kleine individuelle Retrospektive. Frage Dich selbst folgenden drei Fragen:

• Erfolge: Was lief diese Woche besonders gut?
• Optimierung: Was könnte ich nächste Woche verbessern?
• Blockaden: Was behindert mich?

Man sieht, solch ein persönliches Kanban-Board ist schnell erstellt und schafft Transparenz. Probiere es einfach mal eine Woche aus. Das Gute daran ist, Du siehst so geht schnell und einfach, was Du die Woche über wegschaffst. Auch siehst Du, welche Aufgaben länger dauern und welche zügig erledigt sind.

Persönliches Kanban Fazit

Das persönliche Kanban ist nach meiner Meinung:

• Ein einfaches Vorgehen und schnell etabliert
• Kein Vorwissen oder spezielles Prozess-Know-How notwendig
• Es schafft volle Transparenz über Deinen Arbeitstag und Deine Aktivitäten
• Es bedarf keine teueren Tools. Lediglich ein paar Post-Its für die Aktivitäten
• Für die Digitalisierungs-Freunde von Apps empfehle ich die Trello App zur Bearbeitung der Aktivitäten

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Kanban für Teams und Fortgeschrittene

Das Prinzip von Kanban für Dein persönliches Kanban Board ist das selbe wie für erfahrene Teams. Du hast immer eine Liste von priorisierten Aktivitäten, die einen schlanken Prozess durchlaufen. Kanban stellt immer sicher, dass Du und Dein Team Transparenz hat, Deine Aktivitäten und den Ablauf steuern kannst und den Fokus durch Limitierung der Aktivitäten behältst.

Unternehmen können zusätzlich von Kanban als evolutionäre Change Management Methode profitieren. Kanban ist ideal um neue Organisationsformen, neue Strukturen, neue Teams oder neue Produkte zu entwickeln. Da für die Nutzung von Kanban keine lange Planung notwendig ist, es schnell eingeführt ist und die Abarbeitung der Aktivitäten  interaktiv erfolgt, ist es für Change Management geradezu ideal. Sollte es für Deine Veränderungen nicht geeignet sein, findest Du auch das schnell heraus und versinkst nicht erst 6 Monate oder länger in einer Planungsphase.

Das Kanban-Board für Teams

Bei Kanban in Teams kommen je nach Arbeitsweise noch ein paar Spalten im Kanban-Board hinzu. Ein zusätzliches Backlog halte ich für empfehlenswert. In dem Backlog werden alle Aktivitäten gesammelt, die von dem Team umzusetzen sind, um das Teamziel zu erreichen. Im Backlog gilt, alle Aktivitäten sind priorisiert und die Wichtigste steht oben. Diese Spalte bietet sich by the way auch für Dein persönliches Kanban an.

Bei Software-Entwicklungs-Teams können durchaus noch einige zusätzliche Spalten wie z.B. „DEVELOPMENT“, „TESTING“ oder „RELEASED“ hinzukommen. Durch die universelle Adaption des Kanban-Boards an die eigenen Abläufe, zeichnet sich Kanban aus. Ich persönlich empfehle bei der Einführung von Kanban sich zu Begin auf ein Minimum an Phasen/Spalten zu reduzieren. Die Fragestellung für das Kanban-Board sollte nicht sein, welche Phase nehmen wir noch mit auf, sondern welche können wir weglassen.

Kanban im Team-Umfeld

Es empfiehlt sich, zumindest zu Beginn, eine Art Mediator zu etablieren, der auf den Ablauf und die Organisation schaut und kontinuierlich Verbesserungen anregt. Das kann auch ein Projektleiter sein. Alternativ, wenn das Team bis zur Haarspitze motiviert ist und sich blind versteht, kann man auch wie bei einem Lean Coffee, von Start an auf die Selbstorganisation des Teams selbst setzen. Ja, Selbstorganisation klingt für manche nach einem Idealismus den es nicht gibt. Wer aber schonmal ein selbstorganisiertes Team erlebt hat, weiß dass nur der Himmel das Limit ist 😉

Auch bei Selbstorganisation, empfehlen sich feste Rituale. Z.B. ein Daily Stand-Up. Bei den Teams die ich als ScrumMaster anleiten durfte, hat sich der frühe Vormittag als gewinnbringend herausgestellt. Das Daily sollte nicht das erste sein, was man im Büro angeht, kurz Luft holen und ggf. noch etwas vorbereiten sollte schon drin sein. Das Daily im Stehen durchzuführen, verhindert (zumindest etwas) dass man sich ablenkt und zu stark entspannt. Das Blut bleibt in Wallung und das überträgt sich auf die Konzentration. Das Stand-Up sollte immer zum selben Zeitpunkt und max. 15 Minuten lang sein. Wenn man das Daily zu lange ansetzt, verliert man sich in Details, die zum einen die Allgemeinheit langweilen und meist nicht statusrelevant sind. Klärungen können im Nachgang bidirektional geklärt werden.

Mit Kanban zum perfekten Flow

Ziel von Kanban ist es, einen möglichst perfekten Flow der Aktivitäten zu erreichen. Der Start- und Fertigstellungszeitpunkt wird auf den Aktivitäten notiert. Die Anzahl der in Bearbeitung befindlichen Aktivitäten wird limitiert. Somit wird der Fokus sichergestellt und manche Blockierungen oder unnötige Wartezeiten vermieden.

Meiner Meinung nach ist es lohnenswert, in regelmäßigen Abständen eine Retrospektive durchzuführen. Generelle Fragegestellungen sind, wie man den Flow weiter optimieren kann, was das Team behindert hat oder warum die Aktivität x so viel Zeit in Anspruch genommen hat.

Das Team Kanban Fazit

Was habe ich jetzt von Kanban im Team?

• Das Team hat volle Transparenz über deren aktuelle Todos und die noch anstehen Aktivitäten (Backlog)
• Kanban ist an die eigene Entwicklung/Prozess anpassbar
• Das Team behält den Fokus durch die Limitierung der aktiven Aufgaben
• Es soll ein perfekter Flow entstehen und hohen kontinuierliche Auslastungen sollen vermieden werden
• Der Ablauf wird kontinuierlich verbessert
• Als Tool genügt eine Whiteboard mit abwaschbaren Stiften oder Post-Its. Es können auch softwaregestützte Tools wie z.B. JIRA von Atlassian eingesetzt werden.

So, jetzt liegt es an Dir. Probiere Kanban aus. Starte mit Deinem persönlichen Kanban Board und überzeuge danach Dein Team, wenn Du selbst dahinter stehst und Erfolge verzeichnest. Ich würde ich freuen, wenn Du mir Deine Erfahrungen mit Kanban oder anderen agilen Methoden schickst. Welchen Artikel würdest Du Dir zu diesem Thema wünschen?