Mit einem Familienboard die Aktivitäten visualisieren // Gastbeitrag von Dr. Silvia Schäfer

Gerade im Familienalltag sind unvorhergesehene Ereignisse üblich. Deshalb eignet sich agiles Projektmanagement hervorragend für die Organisation aller Familienaktivitäten. Durch das gemeinsame Aufsetzen eines Familienboards werden alle Familienmitglieder integriert. Somit kann man mit einem Familienboard die Aktivitäten visualisieren.

Warum eine agile Vorgehensweise?

Scrum, Kanban und agile Projektmanagemethoden sind en vogue, da diese Methoden auf geänderte Rahmenbedingungen anpassbar sind. Sie sind flexibel einsetzbar. Im IT-Umfeld werden diese Methoden für die Entwicklung von Produkten genutzt. Dass man nichts entwickelt, was den Bedürfnissen der Auftraggeber/Kunden nicht entspricht, ist der größte Vorteil agiler Methoden. Prototypen werden geliefert und Feedback der Auftraggeber wird kontinuierlich eingearbeitet.

Visualisierung per Kanbanboard

Im Backlog werden alle Aufgaben/Aktivitäten aufgelistet. Alle Aufgaben, weitere Features, Verbesserungsvorschläge oder Feedback zum Prototypen werden ins Backlog geschrieben und hier priorisiert. Auch Marktentwicklungen können bei agilen Methoden gut berücksichtigt werden.

Mit einem Familienboard die Aktivitäten visualisieren. Zur Visualisierung des Arbeitsfortschritts und Planung des nächsten Arbeitsabschnitts (Sprints), können Scrum- oder Kanban-Boards eingesetzt werden.

Ein einfaches Kanban-Board besteht aus drei Spalten:

• „to do“ / „geplant“,
• „in progress“ / „aktuell“ und
• „done“ / „erledigt“.

Abhängig vom Status der Aufgabe wandern die Karten durch diese Spalten. Der Aufbau der Kanban-Boards kann flexibel gestaltet werden, so kann man für jeden Anwendungsfall bzw. für jede Familienkonstellation individuelle Boards aufbauen. Je nach den Bedürfnissen der Familienmitglieder können auch weitere Spalten eingefügt werden.

Bedingungen im Familienalltag

Die Familienaktivitäten über ein Familienboard zu visualisieren, berücksichtigt die Tatsache, dass oft unvorhergesehen Zwischenfälle die Pläne durchkreuzen: Kinder können krank werden, die Menge der Hausaufgaben variiert oder sie dauern länger als geplant, Eltern müssen vielleicht länger arbeiten oder der Kühlschrank ist leer bevor der nächste Wocheneinkauf ansteht.

Die Familie ist als Projektteam für das Zusammentragen der wichtigen Aktivitäten verantwortlich.

Als wir Kanban ausprobiert haben, waren unsere ersten Familienboards einfach aufgebaut. Kanban-Boards haben wir für die Urlaubsplanung erstellt und waren überrascht, wie spontan wir unsere Planung auf äußere Einflüsse (Wetterlage, ausgebuchte Museen) anpassen konnten. Wichtig war uns, dass jedes Familienmitglied seine Ideen und Aktivitäten ins Backlog stellen konnte, damit wir dann daraus auswählen konnten. Jeden Morgen wurde unser Urlaubstag nach den aktuellen Bedürfnissen zusammengestellt. Durch die Visualisierung der Aufgaben und Fortschrittskontrolle hatte jeder den Überblick über die Aktivitäten. Man sieht, was geplant ist und was schon erledigt wurde.

Aufbau eines Familienboards

Beim Familien-Management hast du viele Aufgaben die von der Familie als Team erledigt werden müssen (Kühlschrank auffüllen, Kleidung einkaufen, Gartenarbeit, Hausaufgaben, Haushalt, etc.)

Oft werden diese Aufgaben und Aktivitäten allein von den Eltern gemanagt. Die Kids werden in die Planung selten einbezogen, was zur Folge hat, dass die Eltern oft Wünsche und Ideen von Kids übersehen oder sich die Kids nicht wirklich integriert fühlen.

Tagesplanung mit Kanban

Füllen des Backlogs

Jedes Familienmitglied schreibt seine Aufgaben, Aktivitäten und Wünsche für eine komplette Woche auf Karten. Wenn im Verlauf der Woche zusätzliche Aufgaben aufkommen, einfach eine Karte im Backlog ergänzen. Wenn jedes Familienmitglied eine eigene Farbe hat, wir klar, wer für die Aufgabe zuständig ist, bzw. wer den Wunsch geäußert hat.

Die Karten werden dann in der Familie besprochen, so dass jeder an der Karte ablesen kann, welche Aufgaben hier eingestellt sind. Aufwand, Deadlines, „Definition of done“ und Verantwortliche sowie Teammitarbeiter können eingetragen werden. Hier ein Beispiel, wie man mit einem Familienboard die Aktivitäten visualisieren kann:

Auswahl der Aktivitäten für einen Tag

Für jeden Tag werden aus dem Backlog Karten ausgewählt, die an einem Tag machbar sind. Puffer nicht vergessen!

Jeder weiß, wie viel Zeit er für Familienaufgaben zur Verfügung hat und kann dementsprechend auswählen.

Review

Innerhalb eines Tages sollten die Aktivitäten dann erledigt werden. Gab es Probleme oder wartete eine Aktivität auf den Abschluss einer anderen Karte, kann man eine zusätzliche Spalte „waiting“ einführen. So sieht man welche Aufgabe hängt, bzw. wer von der Familie Unterstützung benötigt.

Es kann vorkommen, dass einzelne Karten nicht erledigt werden können. Hier prüft man kurz die Ursache und schiebt sie wieder ins Backlog zurück.

Vorteile eines Familienboards

Durch die Visualisierung der Aktivitäten auf dem Familienboard hast du den Überblick. Man sieht, was noch zu tun ist, und auch, was man alles für die Familie geleistet hat. Wenn du das Board nach verschiedenen Aufgabengebieten sortierst, indem du verschiedene Swimlanes einfügst, siehst du in welchem Bereich die meisten Aktivitäten liegen.

Hier ein Beispiel-Board für eine 4 köpfige Familie: Vater Hans (H, grün) Mutter Juliane (J, rosa), Tocher Melinda (M, orange) und Sohn Tim (T, gelb) aufgeteilt in 4 Swimlanes.

Familien-Kanban-Board – Dr. Silvia Schäfer

Auf dem Familienboard kannst du erkennen, wem die Aktivitäten in der Familie zugeordnet wurden. Das Familienboard darf wachsen und sich anpassen. Wenn die Kids älter sind eignen sich auch digitale Boards z.B. mit Trello.

So kann verhindert werden, dass die Arbeit von der Familie auf wenige Personen verteilt ist. Alle Familienmitglieder werden je nach ihren Fähigkeiten einbezogen, nicht nur bei der Umsetzung, sondern auch bei der Planung.

WIP („work in progress“) ist die Beschränkung der aktuell-Spalte auf eine bestimmte Anzahl von Karten. Das dient dazu, die Teammitglieder nicht zu überlasten. Beispielsweise max. 3 Karten für Eltern am Tag und max. 1 bis 2 für die Kids. Eine Überlastung der einzelnen Familienmitglieder kann vermieden werden, wenn man WIP-Limits einführt.

Egal ob du Kanban-Boards im beruflichen oder privaten Bereich einsetzt: sie haben den unschlagbaren Vorteil, dass sie dir einen Überblick über alle Aktivitäten und den jeweiligen Status geben.

Falls du ein Kanban-Board für dein Team oder deine eigene Familie aufbauen möchtest, buche gerne meinem gratis Mini-Onlinekurs. In drei aufeinanderfolgenden Tagen erhälst du eine Anleitung, wie du das Board gemeinsam mit deiner Familie erstellst.

Dr. Silvia Schäfer ist promovierte Chemikerin und arbeitet als digitale Projektmanagerin. Ihre Expertenthemen sind agile Projektmanagementmethoden und Selbstmanagement für Eltern. Mit ihren digitalen Angeboten unterstützt sie Mütter mit Karrierewunsch in ihrem Streben nach beruflicher Leistung und Zufriedenheit in der Familie. Sie lebt mit ihrer 5-köpfigen Familie in Frankfurt am Main. 

http://silviaschaefer.de/ueber-silvia/