Mein kleines Schwarzes. Oder was man im Arbeitsalltag immer bei sich haben sollte.

Ehrlich gesagt geht dieser Beitrag auf eine Projekt Management Vorlesung vor ca. 15 Jahren zurück. In dieser Vorlesung hat uns der Dozent nahe gelegt, eine Kladde zu haben, in die wir alle Notizen Rund um das Projekt notieren. Diesen Rat befolge ich bis heute. Mittlerweile habe ich hierzu meine eigenen Gewohnheiten und Tipps.

Es kommt nicht auf die Größe an

Das Format von Deiner Projektkladde ist individuell. Mittlerweile bevorzuge ich Kladden in DinA6. Das ist ein tolles handliches Format und hat fast die Größe von meinem Smartphone. Das wirkt nicht so wuchtig, wenn man es ständig bei sich hat. Mir persönlich ist nur wichtig, dass die Seiten blanko sind. Es sollte keine Linien oder Karos haben. Ich möchte jeder Zeit ein System skizzieren können, oder ein Ablaufdiagramm andeuten oder einfach nur Stichpunkte/Aufgaben notieren.

Nix vergessen, alles muss mit

Post-Its, Schmierzettel, Skizzen, Ausdrucke… alles in einem Buch. Am Besten, man fängt gar nicht erst an, für alle Notizen diverse Zettel zu benutzen. Gesprächsnotizen schnell auf den neben mir liegenden Ausdruck schreiben, Mitprotokollieren meiner Todos auf ein umliegendes Post-It oder eine Problemskizze auf eine Schmierzettel-Rückseite. All diese Notizen sollten in der Projekt-Kladde landen. Es ist nicht von Belang wie man seine Notizen aufhebt, wichtig ist nur, dass man es macht. In meiner Kladde kleben Post-Its vom letzten Workshop und ein Ausdruck vom letzten Projektplan. Auf der ersten Seite habe ich ein paar Post-Its geklebt. Die brauche ich immer mal um z.B. mir einen wichtigen Hinweis aufzukleben oder einem eine Notiz mitzugeben.  Hinten ist zufällig eine kleine Tasche, da habe ich ein paar Visitenkarten drin. Irgendwie habe ich aber das Gefühl, dass Visitenkarten eher überholt sind.

Wichtig ist nur Datum und Titel

Beim Notieren selbst sind mir eigentlich nur zwei Punkte wichtig.

  1. Jede Seite bekommt einen kurzen Titel und das Datum. Z.B. „App Integration JF  27.07.2015“. Man sollte nicht anfangen, z. B. aus Platzgründen, alle Aufgaben und Notizen untereinander in einer Endlosliste vorführen. Meistens suche ich nach Ergebnissen oder Beschlüssen von vergangenen Meetings. Oder wer nochmal an letztem Meeting alles dabei war. Solche Informationen finde ich schneller, wenn ich nach Datum oder dem Meeting-Titel suche.
  2. Aufgaben für mich notiere ich mit einem beginnenden leeren Kästchen. Dieses kann ich abhaken oder durchstreichen, wenn ich die Aufgabe erledigt habe. Diese kann ich beim Durchblättern schnell als solche erkennen und sehe sofort, ob sie noch offen sind oder bereits erledigt.

Generell bin ich persönlich ein Freund von handschriftlichen Notizen und Skizzen. Nur sollten diese zeitnah digitalisiert werden um sie a) mit anderen zu teilen und b) um sie zu archivieren und natürlich c) um den Schreibtisch aufgeräumt zu halten. Eine einfache Möglichkeit zur schnellen Digitalisierung ist das Foto mit dem Smartphone. Das ist übrigens die von mir bevorzugte Variante ein Workshopergebnis zu dokumentieren.

Mich persönlich motiviert ein leerer aufgeräumter Schreibtisch. Ein überfüllter Arbeitsplatz mit Dokumenten und Schmierzetteln verhindert den Fokus auf die wesentlichen Aufgaben zu haben. Also dann ab zum nächsten gut sortierten Schreibwarenhändler 😉

By | 2016-12-07T22:06:44+01:00 Juli 28th, 2015|Produktivität|6 Comments

About the Author:

Ich bin Christopher Henke, Produktivitäts Verfechter, Vater, Blogger, Product Owner, Projektmanager, Sketchnote Zeichner, Blitzdesigner, Kaffee Genießer und Spielzeug Reparierer.

6 Comments

  1. […] oder „Bilder“ aus einem Telefonat beiläufig auf einen Notizzettel oder in meine Kladde zeichne. An genau diese Punkte erinnere ich mich nach dem Telefonat tatsächlich […]

  2. […] Mein kleines Schwarzes. Oder was man im Arbeitsalltag immer bei sich haben sollte. […]

  3. […] Ich persönlich bekomme eine vollständige Umstellung auf digital sicherlich nicht hin. Auf den klassischen Thriller als Taschenbuch im Urlaub oder meine Kladde für die Notizen im Arbeitsalltag, kann ich nicht verzichten (Siehe auch: https://vitaminp.info/mein-kleines-schwarzes-oder-was-man-im-arbeitsalltag-immer-bei-sich-haben-sollt…). […]

  4. […] Nach der morgendlichen Begrüßung, hat es sich für mich empfohlen, die Prioritäten des heutigen Tages kurz durchzugehen. Es empfiehlt sich dies in einem persönlichen Notizbuch zu tun. Somit hat man auch gleichzeitig die Historie der vergangenen Aufgaben und Vorhaben. Ein paar Gedanken und Tipps zu solch einem Notizbuch, habe ich bereits in einem Artikel beschrieben: https://vitaminp.info/mein-kleines-schwarzes-oder-was-man-im-arbeitsalltag-immer-bei-sich-haben-sollt… […]

  5. […] Ich persönlich bekomme eine vollständige Umstellung auf digital sicherlich nicht hin. Auf den klassischen Thriller als Taschenbuch im Urlaub oder meine Kladde für die Notizen im Arbeitsalltag, kann ich nicht verzichten (Siehe auch: https://vitaminp.info/mein-kleines-schwarzes-oder-was-man-im-arbeitsalltag-immer-bei-sich-haben-sollt…). […]

  6. […] Nach der morgendlichen Begrüßung, hat es sich für mich empfohlen, die Prioritäten des heutigen Tages kurz durchzugehen. Es empfiehlt sich dies in einem persönlichen Notizbuch zu tun. Somit hat man auch gleichzeitig die Historie der vergangenen Aufgaben und Vorhaben. Ein paar Gedanken und Tipps zu solch einem Notizbuch, habe ich bereits in einem Artikel beschrieben: http://prodivy.de/mein-kleines-schwarzes-oder-was-man-im-arbeitsalltag-immer-bei-sich-haben-sollte/ […]

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