Digitale neue Hoffnung (1/3)

Da Disney im kommenden Monat mit dem ersten Teil der letzten Trilogie von Star Wars in die Kinos kommt, dachte ich, dass kann ich auch. Somit starte auch ich meine erste Trilogie. Wie der Titel vermuten lässt, geht es um die Digitalisierung. Doch keine Angst, für die folgenden zwei Teile, müsst ihr keine Jahre, sondern nur ein paar Tage warten. Los gehts mit Teil I – Digitale neue Hoffnung.

Auf der Suche nach Inspiration, Kreativität und Produktivität, will man natürlich auch die Möglichkeit haben von überall aus zu arbeiten. Z.B. sitzt man heute in einem anderen Büro, oder projektbedingt in einem anderen Gebäude. Wenn ein Tag der Konzentration notwendig ist, will man ggf. im Homeoffice oder im Park sein Konzept o.ä. erarbeiten. Damit das umsetzbar ist und sich die volle eigene Produktivität entfalten kann, benötigt man neben technischem mobilem Equipment, wie ein Notebook und ein Smartphone/Handy, auch alle relevanten Unterlagen in digitaler Form. Man will ja schließlich keine Aktenordner mit sich rumtragen. Damit dies gegeben sein kann, widme ich meinen aktuellen Blogartikel dem Gedanken „Digitale Dokumente vs. Analoges Archiv“.

Im Folgenden ein paar Tipps für den Weg der vollständigen Digitalisierung. Je nach gewünschtem eigenen Digitalisierung-Grad, sind ggf. nur eine Teilmenge div. Vorschläge bzw. Schritte notwendig.

INFORMATIONEN DIGITALISIEREN

[ Phase 1: Einscanne/Archivieren > Phase2: Nachhaltigkeit > Phase3: Entsorgen/Aufbewahrung ]

PHASE 1

Als erstes sollten die eigenen Dokumente/Unterlagen eingescannt und archiviert werden. Dies betrifft aus meiner Sicht in erster Linie alle Projekt relevanten Dokumente wie Projektplan, Anforderungsnotizen aus den Workshops, Telefonnotizen und die eigenen Todo-Liste. Weiterhin sind ggf. Angebote, Beauftragungen, Abrechnungen und natürlich alle Kunden- und Mitarbeiterkontaktdaten in digitaler Form notwendig.
Das Archivieren kann im ersten Schritt eine strukturierte Ablage in einem Laufwerk sein. Je nach eigenem Gusto und Inhalten kann sich eine chronologische oder Themen/Projekt bedingten Ablage empfehlen.

Bei dem Kampf gegen die analoge Welt, empfiehlt sich eine gewisse Automatisierung der Digitalisierung. Je nach Menge der einzuspannenden Informationen empfiehlt sich eine der folgenden Lösungen.

  • Für einen selbst empfiehlt sich eine App in Kombination mit einer gut auflösenden Kamera auf einem Smartphone. Solch eine App ist schnell installiert, vergleichsweise kostengünstig und universell für die persönlichen Digitalisierung anwendbar. So können die eigenen Dokumente abfotografiert werden und sofort in archivierter und ggf. weiterverarbeitbare Dokumente transformiert werden. Ich persönlich nutze Evernote und würde somit eine App befürworten, die eine Schnittstelle hierzu anbietet. Beispiele zur persönliche Digitalisierung sind die folgenden zwei Apps:
  • Ist der notwendige Digitalisierungsaufwand etwas aufwändiger und es handelt sich gar um ein kleines Unternehmen, ist die folgende Anschaffung lohnenswert. Bei der Recherche nach einem Dokumentenscanner, fand ich einen Scanner, der die Unterlagen nicht nur scannt und in PDFs verwandelt, sondern diese auch gleich in Eurer Dropbox oder Google Drive ablegt. Auf der Suche nach solch einem Scanner fand ich in mehreren Artikeln und mit guten Amazon Rezensionen den Scanner Fujitsu ScanSnap iX500 Scanner.
  • Wenn das Maß der zu scannenden Dokumente die eigene Arbeitszeit übersteigt, bzw. in endlicher Zeit nicht zu schaffen wäre, sollte man sich die Beauftragung eines externen Experten überlegen. Es gibt Dienstleister, die sich auf die Digitalisierung von Dokumenten und Geschäftspapieren spezialisiert haben. Im besten Fall hat man eine Empfehlung für ein solches Unternehmen, da es sich schließlich um die eigenen sensibel Firmeninformationen handelt. Diese will man ja nicht Jedem zur Verfügung stellen. Ein mögliches Unternehmen ist Iron Mountain (http://www.ironmountain.de/Services/Document-Imaging-and-Management.aspx). Zur Leistung des Unternehmens kann ich keine Aussage machen, da ich sie bislang nur durch die Recherche zu diesem Artikel kennen.

PHASE 2

Jetzt sind alle Dokumente digitalisiert und archiviert. Der Schreibtisch ist erstmal leer und ich könnte jetzt auch im Park oder zu Hause arbeiten um das Projekt bzw. meine Arbeitspakete weiter voranzutreiben. Aber was ist, wenn ich morgen ein Angebot mit der Post bekomme? Ist das Ziel der Digitalisierung auch nachhaltig etablierbar?  Schön wäre es doch, wenn auch die zukünftige Post wie Angebotsanfragen, Rechnungen oder gar Urlaubskarten als E-Mail in der Inbox landen. Auch hierbei könnte Iron Mountain in den Arbeitsablauf integriert werden.

„Tue es oder tue es nicht. Es gibt kein Versuchen.“ – Yoda

PHASE 3

Die Digitalisierung ist abgeschlossen, auch meine morgendliche Post bekomme ich nun via E-Mail, aber was mache ich mit meinen alten Papier-Unterlagen bzw. wann und wie kann diese entsorgt werden? Das ist nicht ganz trivial. Je nach Dokument gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen.  Z.B. sind Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen im Original 10 Jahre aufzubewahren. D.h. man kann nun Dank der Digitalisierung schneller Abfragen starten und Auswertungen bekommen, allerdings sollten die Unterlagen nicht sofort in den Schredder. Wie mit welchen Unterlagen zu verfahren ist, sollte man ausführlich im Vorfeld klären. Z.B. gibt der folgende Link der Handelskammer Hamburg eine gute Hilfestellung (https://www.hk24.de/recht_und_steuern/steuerrecht/abgabenordnung/aufbewahrungsfristen/1157174).

Sollte der Artikel auf Interesse stoßen, sind die folgenden zwei Artikel zur Digitalisierung in den kommenden Tagen lesenswert.

Danke für ein Feedback oder Kommentar auf dieser Seite.

By |2017-12-21T16:13:59+00:00November 15th, 2015|Produktivität|0 Comments

About the Author:

Ich bin Christopher Henke, Produktivitäts Verfechter, Vater, Blogger, Product Owner, Projektmanager, Sketchnote Zeichner, Blitzdesigner, Kaffee Genießer und Spielzeug Reparierer.

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