Ineffiziente Meetings? 4 praktische Tipps für effizientere Meetings

Wer Konzepte entwickelt bzw. generell kreative Zeiträume braucht, benötigt hierzu eine meetingfreie Zeit. Dem gegenüber stehen eine Vielzahl von Themen, die u.A. durch die Verteilung in einem großen Konzern nur natürlich sind, welche abstimmungsrelevant sind. Nicht selten resultieren hieraus ineffiziente Meetings. Um der Menge der Meetings positiv gegenüber zu stehen und dennoch reine Arbeitszeit gewinnen zu können, ohne in die Abend-/Nachtstunden agieren zu müssen, hier ein paar persönliche Erfahrungen/Tipps.

Ineffiziente Meetings

Viele Meetings die > 1 Stunde angesetzt werden halte ich bereits im Vorfeld als ergebnislos vordefiniert. Lange Meetings haben die Tendenz in inhaltliche und fachliche Diskussion auszuarten und am Ende Ergebnis offen zu sein. Man geht nicht selten auseinander und fragt sich was jetzt konkret vereinbart wurde und was im Projekt die nächsten Schritte sind. Diese Wahrnehmung wurde mir in  Gesprächen mit anderen Kollegen und Personen die in Projekten arbeiten oft bestätigt.

An alle Kritiker des geschriebene Wortes. Ja, natürlich benötigt man auch solche offene Diskussionen, wenn z.B. generell die Anforderungen geklärt und besprochen werden müssen oder man sich während der Implementierung in einer Sackgasse befindet und Lösungsmöglichkeiten eruiert werden. Aber hier sollten die Meetings gewissermaßen vorbereitet und moderiert werden. Unabhängig um welche  Art Meeting es sich handelt, es lohnt sich immer die letzten 5 min. für eine Zusammenfassung zu nutzen und ggf. die Nächsten Schritte und resultierenden Aufgaben für die Einzelnen zu wiederholen.

Hier meine top 4 gegen ineffiziente Meetings

Auf die folgenden Punkte würde ich besonderes Augenmerk setzten:

  • Agenda // Beschreibung der im Meeting zu besprechenden Inhalte/Themen. Die Anmeldung der Themen kann bis kurz vor dem Meeting erfolgen. Aber was zum Start des Meetings hier nicht benannt ist, wird nicht besprochen.
  • Dauer // Generell empfehle ich Meetings für 15-30 min einzustellen. Lieber einigt man sich auf ein Follow-Up, als dass man eine Stunde nutzt. Der Anmerkung, man kann bei effizienterem Gespräch, die gewonnen Zeit auch früher aufhören, möchte ich entgegnen, dass das meiner Meinung eher die Ausnahme als die Regel ist. Wenn man eine Stunde angesetzt hat, wird tendenziell auch die Stunde „genutzt“.
  • Teilnehmer // Lade so wenig wie möglich und so viele wie nötig ein. Mit zunehmender Anzahl Teilnehmer steigt auch die Anzahl der Meinungen zu einem Thema.
  • Ort/Tools // Der Ort sollte auch dem Charakter des Meetings entsprechen. Für einen offenen Workshop empfiehlt sich mind eine Flipchart, Post-Its, Moderationskarten und ein ausreichend Stifte. Eine kurze Absprache kann auch an einem Stehtisch im Flur stattfinden.
By |2018-07-07T11:55:09+00:00Juli 21st, 2015|Produktivität|4 Comments

About the Author:

Ich bin Christopher Henke, Produktivitäts Verfechter, Vater, Blogger, Product Owner, Projektmanager, Sketchnote Zeichner, Blitzdesigner, Kaffee Genießer und Spielzeug Reparierer.

4 Comments

  1. […] Lieber kurz und knackig. Je länger das Meeting, desto ineffizienter das Ergebnis. […]

  2. […] Lieber kurz und knackig. Je länger das Meeting, desto ineffizienter das Ergebnis. […]

  3. Thomas Michl 4. November 2015 at 22:17 - Reply

    Wäre es nicht sinnvoller, statt ineffizient (nichtwirtschaftlich) von ineffektiv (nichtzielführend) zu sprechen?

    • Christopher 6. November 2015 at 11:01 - Reply

      Danke für Deinen Kommentar! Gemeint ist tatsächlich nicht zielführend zu sein. Laut Duden geben sich aber beide Begriffe bzgl. nicht wirksam vs. unwirksam nicht viel. Daher würde ich die Überschrift so belassen. Letztendlich sind ja leider ergebnislose und nicht zielführende Meetings auch nicht wirtschaftlich, da eigentlich nur Personalkosten „verbrannt“ wurden.

Ich freue mich über jedes Wort - Danke für Dein Feedback

Diese Website verwendet Akismet, um Spam zu reduzieren. Erfahre mehr darüber, wie deine Kommentardaten verarbeitet werden.