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10 Tipps für effektivere Meetings

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Laut einem Artikel von T3N aus 2014 verbringt das mittlere Management 35h/Woche in Meetings. Bei einer 40h/Woche sind das ~88%. Wieviel Zeit bleibt somit noch zum Arbeiten? Konzepte werden nachts oder vor dem Frühstück erstellt? Erschwerend hinzu kommt, dass von Führungskräften 67 Prozent aller Besprechungen als Misserfolge bezeichnet werden. Wie wäre es mit Tipps für effektivere Meetings?

Offensichtlich reden wir hier nicht von Einzelfällen, sondern eher von einer Gesetzmäßigkeit. Anscheinend finden Viele einen Großteil ihrer Meetings als Sinn befreit oder wenigstens nicht zielführend. Dennoch wird an dem Konstrukt „Meeting “ fest gehalten. Damit in Zukunft Deine Meetings effektiv sind, gibt es im Folgenden ein paar Tipps auf die Hand.

#0 Alles außer Meeting

Was passiert eigentlich in einem Meeting? Bevor wir die Meetings effektiver gestalten können, sollten wir analysieren, was aktuell schief läuft.

Es werden E-Mails gecheckt, WhatsApp Nachrichten getippt, in Facebook nach Updates geschaut und andere, in diesem Moment  irrelevante Dinge getan. Bei Statista habe ich eine Statistik von 2011 gefunden, die folgende Top-Ablenkungen aufzeigt. Die Reihenfolge entspricht der Häufigkeit: E-Mails beantworten, Anrufe annehmen (das hat mich in der Stärke etwas verwundert), Chatten, Social Media Status prüfen und Twittern. Gut, warum zwischen Social Media und Twitter differenziert wurde, erschließt sich mir hier nicht, aber ich lasse das mal so stehen.

Was bedeutet das für das Meeting? Personen, die sich ablenken oder ablenken lassen, sind nicht bei der Sache. Die Konzentration ist nicht auf dem Punkt, von Fokus mal ganz zu schweigen. Im Nachhinein ist man aber selbst der Meinung, dass das Meeting nicht effizient war. Hhmmm… liegt es also (auch) an mir? [Regie-Anweisung: An dieser Stelle kannst Du Dir mal an die Nase fassen ;-)]

Was kann man also ändern? Neben den folgenden Tipps zur Steigerung der Meeting Effektivität, liegt vieles an Dir, als Teilnehmer bzw. Gast. Ein erster Meeting-Effizienz-Booster kann schon sein, wenn Du in dem nächsten Meeting bewusster interagierst. Selbst wenn das Meeting schlecht vorbereitet wurde und sich der Sinn der Einladung noch nicht erschließt, schadet es nicht, dem Vortragenden/Moderierenden etwas Respekt entgegen zu bringen.

#1 Meeting nur, wenn es sein muss

Klar ist, die effizientesten Meetings sind die, die nicht notwendig sind. Von daher ist mein erster Tipp für effektivere Meetings, hinterfrage Dich, ob das Meeting sein muss. Ggf. helfen Dir folgende Fragestellungen:

  • Gibt es Dokumente/Wiki/E-Mails, die mein Anliegen oder Frage „offline“ beantwortet?
  • Kann ich meine Frage kurz via Telefon bidirektional klären?
  • Betrifft es eine Teilmenge meines Projekt-Teams, da könnte mir eine Slack Anfrage helfen?
  • Kann meine Frage zwei Tage warten, da haben wir das nächste Jour-Fix?
  • Kann ich das bei einem Kaffee, ganz informell klären?

#2 So wenig Teilnehmer wie möglich

Halte den Teilnehmerkreis so klein wie möglich und so groß wie nötig. Es ist nicht zielführend, wenn man Entscheider oder Know-how Träger nicht dabei hat. Gleichermaßen bringt es meiner Meinung nach wenig, wenn jeder seinen Vertreter mitbringt oder man ihn nur einlädt, da er in vorigen Meetings auch dabei war.

Jeder hat ne Meinung. Das ist einerseits gut, da man somit seine eigene Meinung bzw. Sichtweise reflektieren kann. Andererseits sind zu viele Meinungen, die voneinander abweichen, in der Entscheidungsfindung nicht zielführend. Es besteht die Gefahr, dass Personen mitsprechen, die nur aus Interesse dabei sind, aber keine Verantwortung oder Kenntnisse zu dem jeweiligen Thema haben.

Hier noch ein extra Tipp. Sollte die Runde das erste mal zusammen kommen und sich zumindest eine Teilmenge nicht kennen, ist eine Vorstellungsrunde empfehlenswert. Klassischerweise geht dies reihum. Jeder sagt hierbei mindestens seinen Namen und seine Rolle bzw. Aufgabe. Ich wette, dass Du nach dem Meeting schon 50% der Namen der neuen Teilnehmer bereits vergessen hast. Warum das also nicht spielerisch machen. Z.B. so:

  • Jeder bekommt eine Moderationskarte/Zettel und eine Stift
  • Es muss sich jeder drei Eigenschaften von sich überlegen und diese visuell auf die Karte malen
  • Wichtig: Eine der Eigenschaften ist erfunden. Diese muss erraten werden.
  • Reihum erklärt jeder seine drei Eigenschaften und alle stimmen ab, welche Aussagen stimmen und welche nicht?

Ich wette, Du kennst nach diesem Meeting mehr als 50% der neuen Teilnehmer 😉

#3 Treiben ohne Ziel

Es scheint gerade ein Virus im Umlauf zu sein, der die Agenda aus den Outlook Einladungen löscht 😉 Eine Meeting-Einladung kommt schnell. Betreff: „Austausch“ oder „Diskussion Thema X“. Du machst die Einladung auf und … Außer Einwahldaten für eine Telefonkonferenz ist oft nichts zu finden. Kennst Du das auch?

Dabei ist es so einfach, mit einigen kurzen Stichpunkten das Meeting effizienter zu machen. Hier ein paar Anhaltspunkte für eine gute Agenda:

  • Was ist das Ziel des Meetings?
  • Ist eine Vorbereitung durch Teilnehmer notwendig?
  • Welche Themen sollen besprochen werden? Oft helfen schon Entwürfe.
  • Wer stellt welchen Teil vor?

Performance Tipp: Selbst wenn von Dir als Teilnehmer keine Vorbereitung gefordert wird, hilft es ungemein, nicht unvorbereitet zu kommen. Solltest Du in der Agenda ein Thema identifizieren, zu dem Du einen Beitrag leisten kannst, ist es förderlich, wenn Du hierzu einen Vorschlag oder eine schnelle Skizze zum Meeting mitbringst. Berücksichtige hierbei auf jeden Fall die 80/20 Regel.

Eine Agenda bietet Dir natürlich die Chance das Meeting auch abzusagen. Du könntest beispielsweise feststellen, dass das Meeting keine Relevanz für Dich hat oder Du nominierst einen besser passenden Kandidaten als Know-how Träger.

Wichtig bei der Agenda: Setze eine Erwartungshaltung. Ist das Meeting-Ergebnis offen oder verfolgst Du ein bestimmtes Ziel?

4# Be Prepared

Je nach Meeting oder gar Workshop, ist die Vorbereitung essentiell. Wo für ein kurzes Status-Meeting nur ein Stehtisch für 4 Personen ausreicht, bedarf es für einen Workshop schon mehr Vorbereitung. Du kannst mit einfachen Boardmitteln eine enorme Meeting-Effizienz erzielen. Im Folgenden ein paar Anregungen für diverse Meeting-Formate:

  • Statusmeeting vor Ort: Stehtisch, Laptop und WLAN
  • Workshop: Flipchart mit blanko Papier, Post-Its, bunte Stifte mit Keil-Spitze (wichtig für Sketchnoter ;-), DinA4 Papier, Kugelschreiber, Moderationswände, Stecknadeln und bunte Moderationskarten
  • Standort übergreifende Meetings: Telefonspinne oder Telefon mit Lautsprecher, Beamer, Fernseher, Laptop, WLAN,

Performance Tipp: Die Technik solltest Du vorab geprüft haben. Es kommt immer suboptimal an, wenn Du zum Meetingstart feststellst, dass das WLAN nicht funktioniert oder der Beamer nur via HDMI anzuschließen ist, Du aber einen VGA Anschluss hast.

Zusatzpunkte von den Teilnehmern bekommst Du, wenn es Getränke, Kaffee, Kuchen, Häppchen, Kekse und/oder Gummibärchen gibt. Es ist enorm, wie schnell man ein kritisches Review Meeting mit ein paar Keksen auflockern kann 😉

#5 Je kürzer desto effizienter

Ich persönlich habe die Erfahrung gemacht, dass lange Meetings nur zum Diskutieren einladen. Mittlerweile setzte ich Meetings bewusst kürzer an, auf die Gefahr ein Follow-Up zu provozieren. Aussagen wie, ja, das Meeting ist für 3h angesetzt, wenn wir nach 1h durch sind, ist doch auch gut, halte ich für die falsche Zielsetzung.

Warum nicht bewusst ein Statusmeeting mit gewohnter Runde für 15 min ansetzen? Möchtest Du ein Thema kurz vorstellen und konkrete Meinungen für mögliche nächste Schritte hören, nimm Dir 30 min. Geht es um ein Review, bei dem die Teamergebnisse der letzten zwei Wochen vorgestellt werden, nehme dir 1h.

Wichtig ist, dass es einen Timekeeper gibt. Mehr hierzu bei Moderation.

#6 Der Ort bestimmt das Klima

An Deinem Arbeitsplatz fühlst Du Dich wohl. Du hast Dir das Hintergrundbild des PCs angepasst und es steht ein Familienbild auf dem Tisch. Warum also nicht auch ein Wohlfühl-Klima für Deine Meetings schaffen.

Wo ein Status Jour Fix mit 5 Personen schon mal an der Kaffeemaschine stattfinden kann, könnte die nächste Kreativ-Session im Freien stattfinden (Natürlich bevorzugt zu warmen Temperaturen). Ein cleaner Raum, mit weißen leeren Wänden und aufgeräumten Tischen, wirkt zwar nicht ablenkend, aber wenig kreativ. Ein paar Post-Its und Eddings in der Mitte des Tisches wirken Wunder. Selbst bei einem trockenem Regeltermin, bringt man so eine Idee zu Papier.

Wenn Du es eilig hast, oder z.B. ein 15 min Daily durchführen willst, empfiehlt es sich, das Meeting im Stehen abzuhalten. So ist man aktiver und fokussierter bei der Sache. Das Blut ist in Bewegung und somit direkt im Kopf. Oder warum das nächste Meeting nicht mal in der Kantine abhalten? Für effektivere Meetings einfach mal einen anderen Raum ausprobieren.

#7 Einer muss

Wenn wir mit den Kindern einen Ausflug machen und mit dem Auto oder Fahrrad irgendwo hinfahren, höre ich immer: „Papa, wie lange ist es noch?“.  Dann gehen die Erklärungen los. „Es dauert noch so lange wie 5x Sandmann schauen.“ Hätte ich 60 Minuten gesagt, wäre es für die Kinder schwer zu verstehen gewesen.

In Meetings ist das oft anders. Hier fragt man, zumindest in meiner Wahrnehmung, wenig nach, wie lange das Meeting noch geht. Man nimmt aktiv oder passiv teil und irgendwann stellt einer fest, dass die Zeit um ist. Dann sind viele überrascht und man wird unruhig. Einem fällt auf, dass 3 der 5 Themen, die man eigentlich besprechen wollte, noch nicht diskutiert worden sind.

Das wäre mit Timeboxing nicht passiert. Es empfiehlt sich generell, einen Moderator für das Meeting zu definieren. Im besten Fall ist das ein Themenfremder / eine neutrale Person, die objektiv durch das Meeting führt, ohne für eine Seite Partei zu ergreifen. Der Moderator sollte, um effektivere Meetings zu gestalten, folgendes tun:

  • Vorstellungsrunde moderieren
  • Durch die Agenda führen
  • Das Ziel des Meetings nicht aus den Augen verlieren
  • Auf die Zeit in Summe und je Topic achten
  • Diskussionen zielführend lenken
  • Wenn nötig als Mediator aktiv werden
  • Ein Feedback am Ende anregen
  • Danach ein Protokoll schreiben

Oder die gewagte Variante: Du machst ein Lean Coffee. Hier gibt es keinen spezifischen Moderator. Bei einem Lean Coffee ist jeder Moderator, jeder bringt seine Themen ein und jeder ist aktiver Teilnehmer des Meetings. Vorteil: Hier treffen sich Experten oder zumindest Personen zu einem speziellen Thema. Eine Vorab-Agenda ist nicht notwendig. Diese wird on-the-fly erstellt.

#8 Jeder ist am Erfolg beteiligt

Hast Du auch schon einmal folgende Aussagen gehört? „Ich habe mir schon gedacht, dass das Vorhaben in die Hose geht. Die Risiken lagen von Anfang an auf der Hand“.

Es soll Personen geben, die solche oder so ähnliche Aussagen ihren Kollegen nach dem Meeting  gegenüber machen? Nur ist es nach dem Meeting zu spät. Jetzt sind ggf. Entscheidungen getroffen, nächste Schritte eingeleitet und Aufgaben adressiert.  Sich nach einem Meeting zu beschweren, ist immer leicht.

Ich kenne das auch. Man sitzt in einer großen Runde, mit gewichtigen (nicht aufs Körpergewicht bezogen) Managern und hört Aussagen oder Ziele, die konfliktreich sind. Hier gehört schon etwas „Profil zeigen“ und Überwindung dazu, um in solchen Runden seine Ansicht zu teilen. Ich bin davon überzeugt, dass wenn man begründetes Feedback hat und im besten Fall noch eine Lösung oder Lösungsoption aufzeigen kann, man (immer) auf offene Ohren stößt. Verbesserungen sind immer gefragt. Wenn Du einen zielführenden, konstruktiven Vorschlag hast, nur raus damit. Die Kunst ist es, sich aus seiner Komfortzone raus zu trauen.

Es sind auch die kleinen Dinge. Achte das nächste mal auf Deine Wortwahl. Sagst Du eher „Man müsste in kommender Zeit mal eine Retrospektive durchführen?“oder formulierst Du es eher so „Ich organisiere für nächste Woche eine Retrospketive, damit wir von unseren Fehlern lernen“?

#9 Ergebnisse aufzeigen

Seit einiger Zeit versuche ich mich an Sketchnotes/Visualnotes. Das sind schnelle Zeichnungen ergänzt um Worte/Text, die mit wenig Aufwand, schnell z.B. ein Problem visualisieren. Diese Methodik eignet sich ideal, um Meeting-Ergebnisse darzustellen.

Selbst wenn man sich das Skizzieren nicht zutraut, ist es dennoch essentiell, am Ende eines Meetings die Ergebnisse nochmal zusammen zu fassen. Einige werden sich keine Notizen gemacht haben und in 2 Wochen beim nächsten Jour Fix, ist vieles wieder vergessen. Folgendes solltest Du am Ende schriftlich fixieren:

  • Ergebnisse/Beschlüsse
  • Erkannte Risiken und wie man ihnen begegnen will
  • Zusammenfassung der verteilten Aufgaben
  • Die nächsten Schritte für das Projekt oder das Vorhaben
  • Mögliche Veränderungen zu Ort und Durchführung des Meetings
  • Offene Punkte für das nächste Treffen

Die Punkte in ein Kurzprotokoll gepackt, ist eine echte Effektivitätssteigerung für Dein nächstes Meeting. Im besten Fall ist der Aufwand fast ‚0‘, da Du wärend des Meetings bereits Stichpunkte notiert hast.

#10 Feedback-Runde

Je nach Meeting und Regelmäßigkeit, empfiehlt es sich eine Feedback-Runde am Ende durchzuführen. Dies muss nicht immer der Fall sein. Solltest Du aber während des Meetings feststellen, dass die Aufmerksamkeit eher zu den Smartphones wandert, als zum Vortragenden, wäre eine Feedback-Runde am Ende empfehlenswert. Ggf. fühlten sich einige fehl am Platz, das Thema wurde bereits ausgeschmückt (langweilig?) oder es gab einfach nur zu wenig Kekse.

Feedback kannst Du auf unterschiedliche Weise bekommen. Entweder es geht klassischerweise reih um und jeder sagt was ihm gut oder schlecht gefallen hat und was man das nächste Mal besser machen kann. Oder man wirft sich gegenseitig einen Ball zu, um somit dem Team die Reihenfolge zu überlassen. Eine andere Variante könnte sein, dass jeder einen Klebepunkt bekommt und diesen an einem Flipchart klebt. Auf diesem Flilpchart ist ein einfacher Graph aufgezeichnet. Auf dem Koordinatensystem ist beispielsweise auf der X-Achse die Themenrelevanz und auf der Y-Achse ist die eigene Stimmung. Hier kann man natürlich variieren.

Welche Maßnahmen ergreifst Du, um effektivere Meetings zu organisieren? Findest Du Dich in den #10 Tipps aus diesem Artikel wieder? Danke für Dein Feedback!

By | 2017-04-09T08:41:59+02:00 April 9th, 2017|Produktivität, Projektmanagement|5 Comments

About the Author:

Ich bin Christopher Henke, Produktivitäts Verfechter, Vater, Blogger, Product Owner, Projektmanager, Sketchnote Zeichner, Blitzdesigner, Kaffee Genießer und Spielzeug Reparierer.

5 Comments

  1. Marian 2. Juni 2017 at 14:11 - Reply

    Hallo Christopher,
    ich bin erst neu in der Arbeitswelt und muss jetzt von einem Tag auf den anderen jeden Montag zum Meeting mit meinem / mit meinen Vorgesetzten.
    Dank deinem Beitrag hier habe ich wenigstens einen kleinen Lichtblick, ich war auf einmal echt überfordert, denn vorher musste ich noch nie irgendwelche Reports erstellen.

    Ich hoffe, dass ich es mit deinen Tipps wenigstens ansatzweise meistern werde!

    Liebe Grüße

    • Christopher 2. Juni 2017 at 14:19 - Reply

      Danke Dir! Ich bin mir sicher, dass Du das bald entspannt meißtern wirst!
      Für die kurze Zeit in der Arbeitswelt, hast du aber schon ne Menge Tipps auf Lager 😉 Grüße Christopher

  2. […] hier zum ganzen Artikel „Effektivere Meetings“  von […]

  3. Carsten 10. April 2017 at 14:37 - Reply

    Ich erlebe zur Zeit, dass ich bei Vielzahl von Meetings anwesend sein soll, zu denen ich nichts oder höchstens mal 5 min etwas beitragen kann und soll. Außerdem wird darin häufig gegen die u.g. Punkte #1-#5 (bevorzugt von den Einladenden). Warum das so ist, ist mindestens einen eigenen Artikel wert. Warum meine Kritik daran ungehört bleibt, ebenso.

    Sünde #0 ist fü rmich dann die Zuflucht um
    – in der vergeudeten Zeit wenigstens ein wenig andere Arbeit erledigt zu bekommen
    – zu verhindern, dass ich einschlafe oder schlimmer
    – anfange mich (unproduktiv) in die Diskussionen einzumischen
    – meine Missbilligung auf andere (störende) Art und Weise zu erkennen zu geben

    Natürlich trage ich so nichts zum gelingen des Meetings bei, aber das könnte ich auch nicht tun, wenn ich es nicht täte.

    • christopherhenke_7257s864 10. April 2017 at 15:10 - Reply

      Hallo Carsten, vielen Dank für deine kritischen Anmerkungen. Da habe ich wohl bei Dir ins Schwarze getroffen 😉 Warum solche unproduktive Meetings zu Stande kommen, werde ich bestimmt in einem kommenden Beitrag analysieren. Danke und Gruß Christopher

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