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Lean Coffee. Die agile Methode gegen Organisations-Overhead

Lean Coffee. Die agile Methode gegen Organisations-Overhead

Lean Coffee macht schlank

Heute schreibe ich mal wieder über ein Thema, was mich ursprünglich zu dem VitaminP Blog inspiriert hat. Das Thema ineffiziente Meetings. Wer kennt folgende Situation auch. Du wirst zu einem Meeting eingeladen, es gibt aber keine Agenda. Es ist auch kein Moderator definiert, der durch das Programm führt. Es herrscht ein reges Schweigen und Du hast die Befürchtung, dass es wieder eines dieser ineffizienten Meetings wird, die außer verlorener Zeit nichts gebracht haben. Aber hierzu gibt es jetzt Lean Coffee!

Von ganz alleine passiert trotz des coolen Namens Lean Coffee dennoch nichts. Es liegt, nach wie vor, an der Eigeninitiative und dem Willen jedes einzelnen, solch ein Lean Coffee durchzuführen. Es muss sich mindestens einer freiwillig melden, um ad-hoc Themen zu sammeln. Aber hierzu gleich mehr.

Wer hats erfunden?

Laut leancoffee.org geht die Idee auf das Jahr 2009 zurück. In Seattle hatte Jim Benson und Jeremy Lightsmith den Anspruch in ein Gruppe thematisch spezifisch sich kontinuierlich auszutauschen und ihr Wissen zu vernetzen. Offensichtlich ist ihnen folgendes schwer gefallen:

  • Einen Verantwortlichen zur Organisation zu bestimmen
  • Vorab eine Agenda zu definieren
  • Einen Moderator zu bestimmen
  • Generell organisatorischer Overhead

Für sie war es wichtig, ihre Themen voran zu bringen.  Sie wollten sich nicht um die Organisation kümmern. Laut agilecoffee.com, trafen sie sich in Seattle, in einem Kakao und Coffee Shop. Warum also nicht ihre kreative und schlanke Meeting-Form Lean Coffee nennen. Der Name war geboren.

Mittlerweile gibt es Lean Coffees jede Woche. Es scheint zunehmend beliebter zu sein. Durch die schlanke Form, benötigt man hierfür nichts, außer ein paar Menschen, die sich zu einem Thema austauschen wollen und einige Post-Its.

lean coffee sketchnote

lean coffee sketchnote

Mein erstes Lean Coffee

Wie bereits angedeutet, von alleine passiert auch beim Lean Coffee nichts. Für den ein oder anderen, ist sogar die Durchführung eines Lean Coffees anstrengender, als herkömmliche Meetings, mit vorbereiteter Agenda, Moderator und straffer Durchführung. Die ad-hoc Variante, bedarf zwar weniger Vorbereitung, fordert dagegen mehr Elan und Initiative. Im Folgenden ein möglicher Ablauf.

Menschen kommen zusammen

Es finden sich bewusst Personen zusammen, die ein gemeinsames Thema/Interesse verbindet. Sie haben sich zu einer Uhrzeit, an einem Ort ihrer Wahl verabredet. Im besten Fall, an einem Ort an dem sie sich wohlfühlen. Das kann ein klassischer Meetingraum in einem Bürogebäude sein, oder eben ein Kaffee in einer Fußgängerzone.

Themen definieren

Da keine Agenda vorbereitet wurde, werden jetzt Themen gesammelt. Jeder hat für eine kurze Zeit, z.B. 5 Minuten, Zeit seine Themen vorzubringen. Klassischerweise werden die entsprechenden Überschriften auf Post-Its geschrieben. Diese werden an eine Wand oder Tisch geklebt, welchen alle Beteiligten einsehen können. Nach den 5 Minuten, kennt jeder alle Themen die auf dem Tisch liegen. Für den Fall, dass mehr als zwei Themen vorliegen, sollten diese priorisiert werden. Sollten mehr Themen als Zeit vorliegen, wäre es hilfreich, sofort einige Themen auszusortieren. Diese aussortierten Post-Its können z.B. für das nächste Treffen aufgehoben werden.

Priorisieren

Das Priorisieren kann unterschiedlich ablaufen. Ziel in jedem Fall sollte sein, dass alle Post-Its in einer Reihenfolge vorliegen. Der oberste Zettel representiert das wichtigste Thema, der unterste Zettel das am wenigsten wichtige Thema. Eine Methode ist, dass alle Personen, alle Zettel solange umhängen dürfen, bis sich alle einig sind. Das klingt erstmal wirr und herausfordernd, aber da ich das schon einige Male gemacht habe, weiß ich dass es funktioniert. Wichtig hierbei ist der Dialog. Bewahre Deine Authentizität  und Sprich beim Sortieren laut aus, warum Dir Thema A wichtiger ist als Thema B. Eine weitere Methode ist, dass Bewerten durch Punkte. Z.B. darf jeder (je nach Menge der Themen) 3 Punkte mit einem Stift auf die Post-Its setzen. Je nach dem, welche ihm am wichtigsten erscheinen. Somit ergibt sich eine Team-Bewertung. Wenn Themen punktemäßig gleich auf sind, gibt es ein Stechen.

Timeboxing

Die Themen stehe nun fest. Das erste Thema ist definiert. Die Gesamtzeit wurde besprochen. Z.B. hat man sich eine Stunde für das heutige Lean Coffee Zeit genommen. Jetzt gilt es, eine Zeit für jedes Post-It zu definieren. Je nach Menge und Umfang der Themen, können das 5 Minuten oder länger sein. Wichtig hierbei ist, dass einer auf die Zeit achtet. Ein einfacher Timer auf seinem Smartphone kann hier sehr hilfreich sein. Dieser Timer hilft die Themen effizient zu besprechen und sich nicht in der Diskussion zu verlieren. Du kannst es sogar mit der Pomodoro-Technik verbinden. Ein Stunde kann bei einem Thema, an dem jeder etwas bei zu tragen hat, sehr kurz sein. Das Prinzip KISS, kann hier zusätzlich helfen. „Kepp it short and simple“. Hinterfrage Dich, ob Du um den heißen Brei herum redest oder ob Dein Anliegen für alle relevant ist.

Schnell ein Kanban-Board gezaubert

Besser als die Themen auf Bierdeckel zu schreiben, sind Post-Its. Bei einem Lean Coffee muss man nichts vorbereiten, aber an die Post-Its und einen Stift sollte man denken. Mit einem einfachen und schlanken Kanban-Board, macht der Verlauf des Lean Coffee gleich noch mehr Spaß.

Persönlicher Tipp. Solch ein Kanban Board, kann Dir helfen Deine persönlichen Todos transparent zu machen und mit einem minimal Workflow abzuarbeiten.

Es empfiehlt sich, für das Kanban-Board folgende drei Staus vorzuhalten: „New“, „Doing“ und „Done“. Unter dem Status „New“, sind alle nicht begonnen Themen, in abwärts priorisierter Reihenfolge aufgeführt. Unter „Doing“, sind alle Themen aufgelistet, die gerade besprochen werden. In Deinem persönlichen Kanban-Board, können das gerne mal >1 sein. Unter „Done“ sind alle Themen gelistet, die besprochen und erledigt sind.

Das Umhängen der Karten ist für mich immer ein kleines Erfolgserlebnisse. Das physikalische Umhängen, egal ob man eine Thema von „New“ auf „Doing“ hängt, oder von „Doing“ nach „Done“ verschiebt, bedeutet in jedem Fall eine Fortschritt. Man bespricht aktiv Themen oder arbeitet Todos ab. Und das Kanban-Board zeigt diese Erfolge und Fortschritt an.

Fazit

Lean Coffee ist eine Methode, die nicht viel Vorbereitung bedarf. Eine vorbereitete Agenda etc. wie bei klassischen Meetings ist hierzu nicht notwendig. Dennoch, ist ohne Eigeninitiative, ein Lean Coffee nicht möglich. Es bedarf in jedem Fall Menschen, die sich für ein Thema interessieren und ein paar Post-Its in der Tasche haben. Am Besten Du probierst es gleich mal mit ein paar Kollegen oder Freunden aus.

Solltest Du die Idee des Lean Coffee für dich persönlich entdecken und ausprobieren wollen, empfehle ich Dir das Tool Trello hier in Erwägung zu ziehen. In meinem vergangenen Artikel, Trello ein Produktivitäts-Tool für Jedermann, beschreibe ich, wie Du mittels der App oder Web-UI von Trello, Deine Aufgaben planen kannst.

Jetzt wünsche ich Dir viel Spaß beim Ausprobieren. Lass es mich wissen, wie Du es findest und mit Lean Coffee Deine Erfolgserlebnisse erzielst.

By | 2017-04-14T21:24:12+02:00 März 19th, 2017|Produktivität|2 Comments

About the Author:

Ich bin Christopher Henke, Produktivitäts Verfechter, Vater, Blogger, Product Owner, Projektmanager, Sketchnote Zeichner, Kaffee Genießer und Spielzeug Reparierer.

2 Comments

  1. Kathrin 19. März 2017 at 16:47 - Reply

    Hallo Christopher,
    danke für die gute Erklärung.
    Ich hatte den Begriff Lean Coffee schon oft gehört, aber nie irgendwo nachgelesen worum es genau geht.
    Jetzt weiß ich es und überlege schon es bei einm Meeting mal auszuprobieren. 🙂

    Gruß
    Kathrin

    • Christopher 19. März 2017 at 17:20 - Reply

      Hi Kathrin,
      cool, ich freue mich, dass Dir der Artikel gefallen hat. Besonders freut mich, wenn ich Dich inspirieren konnte.
      Mit einem Lean Coffee spart man sich so manche Agenda und weitere Organisation. Passt auch zu Deinem Blog 😉
      Danke Dir – Christopher

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