Trello ein Produktivitäts-Tool für Jedermann

Trello hilft Dir Deinen Tag zu strukturieren und ermöglicht Dir somit mehr Zeit für die wichtigen Dinge zu haben. Ich bin seit langer Zeit ein Fan von Trello und nutze das Produktivitäts-Tool regelmäßig. Seit ich ca. 2011 meine ersten Erfahrungen mit agilen Entwicklungsmethoden wie z.B. Scrum und Kanban gemacht habe, sind Backlogs für Beruf und privat nicht mehr wegzudenken.

Bislang hat es auch ohne Tool ganz gut funktioniert

Nicht selten war es der Fall, dass mir morgens im Büro, beim Mittagessen oder beim Sport tausend (sinnbildlich gemeint) Ideen kamen. Mir fielen aus heiterem Himmel vielen Dinge ein, die heute oder diese Woche noch erledigt werden müssen. Diese waren meist unterschiedlicher Natur. Es konnten Probleme sein, in die das Projekt geraten konnte, neue Ideen für Weiterentwicklungsmöglichkeiten eines Produktes, einfach organisatorische Dinge wie ein Projekt-Report oder private Termine, wie ein ausstehendes Treffen mit den alten Studium-Kollegen oder wie ein schon länger ausstehende Friseurtermin. Welcher aktuell tatsächlich wieder nötig wäre 😉

All diese Dinge, kommen einem plötzlich in den Sinn und man fängt automatisch an, sich darüber Gedanken zu machen. Somit ist der Fokus weg von dem was man gerade noch gemacht hat und man verliert sich in Details, die aktuell nicht wirklich zielführend sind. Damit Dir das in Zukunft nicht mehr passiert, Du gleichzeitig nichts vergisst, habe ich heute den ultimativen Tipp. Schreib Dir die Dinge gleich auf. Entweder auf Papier, in diesem Fall am Besten in ein Notizbuch, oder nutze Trello. Das Tool gibt es sowohl für das Web oder als App für Dein Smartphone.

Die wichtigste Trello Syntax

Trello an sich ist sehr intuitiv. Um schnell mit dem Tool zu starten, sollte man meiner Meinung nach die folgenden 3-5 Begriffe kennen:

  1. Board. Ein Board ist das Erste was man nach der Installation von Trello anlegt. Dies kann z.B. ein Projekt sein, ein Board für seine persönlichen Tasks oder ein Familienboard. Das Board beschreibt somit den Aufgaben-Rahmen oder den Kontext.
  2. Liste. In einem Board legt man mindestens eine Liste an. Auch dieses Konzept ist so generisch, dass es für div. Aufteilungen und Arbeitsmethoden verwendet werden kann. Listen können z.B. eine Einkaufsliste im Familien Kontext sein, mehrere Listen je nach Dringlichkeit (must have, nice to have, etc.) oder eine Abbildung von Kanban mit den Listen New, Doing, Done. Im Folgenden mehr.
  3. Karte. Eine Karte ist ein Eintrag in einer angelegten Liste und kann ein Arbeitspaket oder eine Aufgabe repräsentieren. Im familiären Beispiel kann es in der Einkaufsliste, ein Artikel sein.

Um mit dem Tool Trello zu arbeiten und sich selbst zu managen, braucht es für den Anfang eigentlich nicht mehr. Mit den Listen und den Karten, kann man meiner Meinung nach all seine Tätigkeiten notieren und abarbeiten. Man hat immer den Überblick was noch ansteht und was erledigt wurde. Für etwas Fortgeschrittenen empfehle ich, sich mit dem Konzept der Checkliste und den Elementen auseinander zu setzen. Jeder Karte kann zusätzlich eine Checkliste beinhalten, welche sich aus 1-n Elementen zusammen setzt. Dies empfiehlt sich vor allem, wenn man nicht alle Details als Karten abbilden möchte, aber die Erledigung der Karte z.B. mehrere Schritte bedarf. Siehe mein VitaminP Beispiel im Folgenden.

Die Syntax ist klar, aber jetzt mal ein Beispiel

Diese Diashow benötigt JavaScript.

Um die Nutzung von Trello etwas zu konkretisieren, veranschauliche ich die Nutzung am Beispiel meines Blogs VitaminP. Zur Organisation meines Blogs, habe ich ein Board namens VitaminP angelegt. Als überzeugter Agile Botschafter ;-), habe ich mir Kanban konform folgende drei Listen angelegt: New, Doing, Done. In „New“ sammele ich alle Aufgaben die generell für den Blog anstehen, welche ich aktuell aber nicht umsetze. Quasi mein VitaminP Backlog. In die Liste „Doing“  schiebe ich alle Aufgaben, welche ich aktuell bearbeite. Z.B. schreibe ich gerade einen Artikel über Trello. Die Liste „Done“ beinhaltet alle Aufgaben, die bereits erledigt sind. Per Drag’n Drop können die einzelnen Karten innerhalb der Listen verschoben werden. Ein positiver Nebeneffekt ist, dass man am Ende der Woche sieht, was man alles schon erledigt hat. Ich vermute, einen Rückblick über die letzten Erfolge, verschaffen sich wenige. Oder?

Um das Konzept der Checkliste zu veranschaulichen, habe ich in der Karte „Artikel über Produktivitäts-Tool Trello schreiben“ diverse Unterpunkte eingefügt. Diese Beschreiben Schritt für Schritt, was ich beim Schreiben des Artikels alles beachten möchte. Z.B. Diverse Links zu Trello sammeln, eigene Erfahrungen mit Trello beschreiben und ein Titelbild auswählen.

 

Trello fürs Web als auch als App

Ich finde sowohl Trello als Weblösung als auch als App echt intuitiv und einfach in der Anwendung. In der Nutzung bevorzuge ich allerdings bei folgenden zwei Anwendungsfälle entweder die Web oder die App. Bei der Sammlung von mehreren Aktivitäten und zur ausführlichen Beschreibung von Todos nutze ich bevorzugt die Webvariante unter trello.com. Wenn ich z.B. nur Tasks auf erledigt setzen will oder mir etwas einfällt, was ich schnell notieren möchte, nutze ich primär die App. Das Smartphone ist einem meist schneller zur Hand als ein Notebook. Die App gibt es sowohl für Android als auch iOS verfügbar

Snapshot aus den App Kundenrezessionen

Als ich die Links gerade in den Blog eingetragen habe, habe ich festgestellt, dass die iOS Variante aktuell (Feb. 2017) 15 Bewertungen in Summe hat und im Durchschnitt nur mit zwei Sternen bewertet wurde. Im Gegensatz zu der Android App, welche knapp 60.000 Bewertungen hat und im Durchschnitt mit 4,5 Sternen bewertet wurde. Der Grund für die 2 Sternen der iOS Variante, resultiert laut Kunden-Rezessionen, hauptsächlich aus einer teilweise fehlerhaften Synchronisierung. D.h. z.B. eine Änderungen einer Tasks in der App, zeigt sich nicht immer in der Web-Ansicht an und umgekehrt. Ich persönlich konnte diese Verhalten aktuell nicht beobachten.

Aufgekauft und Eingereiht

Das Potential des Tools hat letztes Jahr (2016) auch Atlassian erkannt und Trello gekauft. Atlassian hat sich seit mittlerweile 15 Jahren dem Ziel verschworen, die Zusammenarbeit von Teams bei der Entwicklung von Software zu verbessern und kontinuierlich die Produktivität zu steigern. Somit reiht sich Trello in eine Reihe von großartigen Produkten ein, wie z.B. JIRA Software und Confluence. JIRA Software ist meiner Meinung nach ideal für die agile Software Entwicklung, zur Kollaborativen User Story Beschreibung, Backlog und Sprint Planung. Confluence ist eine gelungenen Ergänzung zur webbasierten Kommunikation und Dokumentation. Confluence ist kurzgesagt ein universal Wiki, mit dem Meetingnotes, Blogs und z.B. Spezifikationen im Team erarbeitet werden können.

Kurzum. Einfach mal ausprobieren

Trello ist ein Produktivitäts-Tool das die Arbeits-Effizienz steigert. Es ist intuitiv, simple und beruflich sowie privat einsetzbar. Ich hoffe Ich konnte Euch einen Einblick in das Arbeitswerkzeug Trello geben. Ladet Euch die App probehalber auf Eure Smartphone und probiert sie kostenlos aus. Ich persönlich finde das Tool gerade weil es so einfach zu bedienen ist und so generisch wie simple aufgebaut ist, für meine Arbeitsweise perfekt. Für die Zukunft bleibt spannend, wie Atlassian Trello weiterentwickeln wird. Ich hoffe nur, sie werden sich nicht in Featureritis verlieren und dem Kern des Tools treu bleiben.

Was nutzt Du für Apps und Tools zu Planung Deiner Arbeitspakete? Wie notierst Du deine neuen Ideen und Tasks, die Dir zwischendurch einfallen? Schreib mir einfach

Zur weiteren Vertiefung hier ein Kurzvideo zu Trello. Die Basis Funktionen werden hier  ganz gut erklärt, allerdings ist die Hintergrundmusik etwas speziell:

Dieses Video ansehen auf YouTube.

 

 

By |2018-05-24T16:09:07+00:00Februar 5th, 2017|Produktivität|5 Comments

About the Author:

Ich bin Christopher Henke, Produktivitäts Verfechter, Vater, Blogger, Product Owner, Projektmanager, Sketchnote Zeichner, Blitzdesigner, Kaffee Genießer und Spielzeug Reparierer.

5 Comments

  1. […] Ideen werden direkt z.B. in Trello notiert, damit ich mich sofort wieder auf den Sport fokussieren […]

  2. […] Für die Digitalisierungs-Freunde von Apps empfehle ich die Trello App zur Bearbeitung der Aktivitäten […]

  3. […] App wirkt sehr aufgeräumt und hat den erwarteten Fokus auf der Aufgabenliste. Im Vergleich zu z.B. Trello, sind keine Workflows abbildbar, sondern lediglich Aufgaben zu erledigen. Als erstes ist mir das […]

  4. […] habe darüber bereits einige Artikel geschrieben. Z.B. über Dein Aufgaben-Management mit der App Trello, die ich nach wie vor sehr gerne verwende. Heute möchte ich in – Richtig Prioritäten setzen […]

  5. […] empfehle ich Dir das Tool Trello hier in Erwägung zu ziehen. In meinem vergangenen Artikel, Trello ein Produktivitäts-Tool für Jedermann, beschreibe ich, wie Du mittels der App oder Web-UI von Trello, Deine Aufgaben planen […]

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