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Richtig Prioritäten setzen mit der Time Management Matrix

Ein gutes, individuelles Zeit-Management ist nach wie eines der wichtigsten Bestandteile für Produktivität. Sei es bei der Bewältigung der Aufgabenflut im Büro, in der Kindertagesstätte, in Deiner Motorradwerkstatt oder wo auch immer Du arbeitest. Ich habe darüber bereits einige Artikel geschrieben. Z.B. über Dein Aufgaben-Management mit der App Trello, die ich nach wie vor sehr gerne verwende. Heute möchte ich in – Richtig Prioritäten setzen – eine Methode vorstellen, um Deine Prioritäten richtig zu setzen und Dein persönliches Zeit-Management zu optimieren. Wenn Du diesen Artikel gelesen hast, bist Du in der Lage, alle Deine Aufgaben nach Prioritäten zu ordnen, um so mit der wichtigsten und dringendsten Aufgabe zu beginnen. Wie das geht? Das kommt jetzt.

First Things first #firstthingsfirst

Die im Folgenden beschriebene Lösung kannst Du u.A. verwenden, um Deine Woche zu planen. Mit Hilfe der Time Management Matrix kannst Du z.B.  am Montag Morgen als Erstes alle Deine Aufgaben notieren und vor allem priorisieren. Du bekommst eine gewichtete Liste aller Deiner Anliegen, die Du nach und nach erledigen kannst. Du eliminierst Dein ggf. existierendes Aufgaben-Chaos und hast in kürzester Zeit eine fokussierte Liste.

Richtig Prioritäten setzen

Die Time Management Matrix ist von Stephen Covey. Er hat diese Idee u.A. in seinem Buch „The Seven Habits of Highly Effective People and First Things First“ beschrieben. Das Buch ist 1990 erschienen. Aber keine Angst, auch eine 27 Jahre alte Idee kann noch gut und relevant sein 😉 Er differenziert bei Aufgaben oder generellen Anliegen zwischen Dringlichkeit (Urgent) und Wichtigkeit (Important). Wichtigkeit könnte man m.M. nach auch mit Relevanz übersetzen. Diese Differenzierung bildet er in vier Quadraten ab.

Coveys Time Management Matrix VitaminP

Coveys Time Management Matrix VitaminP

In der hier gezeigten Darstellung ist die Dringlichkeit in der Vertikalen dargestellt. Dringliche Aufgaben zeichnen sich u.A. durch folgende Kriterien aus:

  • Bedürfen sofortiger Aufmerksamkeit
  • Aufgaben, die womöglich (zu) lange aufgeschoben wurden
  • Kurzfristige, ungeplante Anfragen

Als zweite Dimension dient die Wichtigkeit, welche hier in der Horizontalen dargestellt ist. Wichtige Aufgaben zeichnen sich u.A. durch Folgendes aus:

  • Wichtig für Deine Mission
  • Relevant für Deinen aktuellen Ziele
  • Ergebnisrelevant

Somit ergeben sich die folgenden vier Quadraten.

Quadrant 1 // Feuerwehr Aktionen

Hier stehen die Krisen. Der Trick ist erst gar nicht aus diesem Pool Aufgaben bedienen zu müssen. Typische Fälle aus meiner Sicht für diesen Quadranten sind:

  • Morgen ist ein Entscheidungsgremium und es wurde bislang keine Entscheidungsvorlage vorbereitet, für eine wichtige Weichenstellung in Deinem Projekt
  • In unmittelbarer Zeit läuft das Budget Deines Start-Ups aus und Du musst dringend für eine Folgefinanzierung sorgen
  • Morgen geht Deine neue App live und die neue Landingpage ist noch nicht fertig

Der Herausforderung ist, den Quadraten 1 zu meiden und sich auf Quadrant 2 zu fokussieren.

Quadrant 2 // Fokus Themen

Der 2. Quadrant zeichnet sich durch wichtige und planbare Dinge aus. Darin sind Aufgaben gelistet, die für Deine Ziele und Deine Vision sehr relevant sind. Zusätzlich sind diese noch planbar. D.h. die Fertigstellung liegt mindestens in der mittelbaren Zukunft. Mögliche Einträge hier könnten sein:

  • Du hast gerade ein Projekt gestartet, denkst aber bereits an die notwendigen Skills Deines Projekt-Teams
  • In vier Wochen ist ein Produkt-Pitch und Du musst noch Deinen Prototyp aktualisieren
  • Den Kauf eines neuen Autos (Annahme: Dein Altes fährt noch)
  • Deine Urlaubsplanung
richt Prioritäten setzen - Coveys Time Management Matrix VitaminP

Richtig Prioritäten setzen – Coveys Time Management Matrix – VitaminP

Quadrant 3 // Unqualifizierte Tür und Angel Anfragen

Hier sind aus meiner Sicht die bekannten unqualifizierten zwischen Tür und Angel Anfragen. Typischerweise sind das nach meiner Erfahrung kurzfristige eingehende E-Mails mit einem noch kurzfristigeren Abgabedatum. Hinzukommt, dass der zu erledigende Job, für Deine Ziele (fast) völlig irrelevant ist. Randbemerkung: Ich bemerke nach wie vor, dass einige Personen E-Mails als synchrones Kommunikations-Medium verwenden. Dass E-Mails aus Produktivitäts-Gründen oder anderen Terminen über Stunden hinweg nicht abgerufen werden, spielt für Einige keine Rolle. Wer hierzu mehr lesen will, dem empfehle ich „Kommunikation ist essentiell für die Teamarbeit

Ein paar Beispiele könnten sein:

  • Kurzfristige Überführung eines Status-Reports in eine neue Vorlage ohne etwas am Inhalt zu ändern
  • Schnelle Zusammenfassung der letzten offenen Punkte aus den letzten E-Mails zu Thema X, ohne einen offenen Punkt zu klären
  • Entgegen nehmen eines Anrufs um eine Frage zum nächsten Jour-Fix in zwei Wochen zu beantworten
  • Kurz bevor die Gäste kommen das Haus oder Wohnung staubsaugen. Wohl wissend, dass der Fußboden gleich wieder dreckig wird 😉

Quadrant 4 // Arbeit statt Ergebnis

In diesen Quadranten würde ich ehrlich gesagt wenig bis gar keine Zeit investieren. Hier sind Anliegen eingeordnet, die weder wichtig noch dringend sind. Also Dinge, die Arbeit machen, aber nicht auf das Ergebnis einzahlen. Sogenannte „Time Wasters“. Der Beriff „Für die Tonne Arbeiten“ würde hier doch ganz gut passen.

Na, mal im Ernst. Diesen Quadranten machst Du, zumindest in dieser Übung, für Dich. D.h. Der oder Diejenige, die diese Aufgabe womöglich an Dich gestellt hat, hat womöglich ein Ziel verfolgt. Es wäre zumindest fair, dies zu hinterfragen, bevor du diese Jobs einfach ignorierst. Es geht in diesem Artikel zwar primär um das Zeit Management, aber was man nicht vergessen darf, sind die Menschen und Persönlichkeiten mit denen Du und ich zusammenarbeitest. Jeder hat seine Bedürfnisse und Ziele. Diese zu unterschlagen, ist zum Einen schlecht für das Betriebsklima und den Team-Spirit, als auch für die nächste Begegnung. Evtl. benötigst Du das nächste Mal die Hilfe von Jemanden, den Du soeben ignorieren wolltest 😉

Der Vollständigkeit halber, auch hier ein paar Beispiele zur Veranschaulichung:

  • Eine aufwändige Analyse der Wetterentwicklung für Deinen Urlaub in vier Wochen
  • Generell können das die zusätzlichen (zu vermeidenden) 20% sein, die Du on-top zu der 80/20 Regel einbringen willst
  • Detaillierte technische Evaluierung einer Lösung, ohne zu wissen ob es hierzu einen Kundenbedarf bzw. eine Zielgruppe gibt

Wer ist schon 100% konsequent

Soweit die Theorie. Ich persönlich probiere diese Quadranten auch gerade aus. Ich stelle aber an mir selbst und an Anderen fest, dass man sich schnell selbst reinlegt. Man ist z.B. gerade dabei vertieft, ein Konzept  zu entwickeln, wenn „Pling“ eine E-Mai reinflattert. Diese muss natürlich schnell gelesen werden und ggf. teilweises beantwortet werden. Wer hats gemerkt? Womöglich bist Du soeben, von Quadrant 2 in Quadrant 3 gesprungen. Du hast somit ggf. für etwas  Zeit investiert, dass nicht auf Deine Ziele einzahlen und Dich nebenbei noch ablenken lassen. Nun musst Du den roten Faden Deines eigentlichen Themas erst wieder aufnehmen. Auch das kostet Zeit.

Jetzt kann man natürlich fragen, wer ist schon 100% produktiv oder gar 100% effizient. Geht das überhaupt? Wenn ja, ist das überhaupt gesund? Ich persönlich brauche immer Mal eine Ablenkung, um gedanklich das Gehirn durchzuspülen. Das kann ein kurzer Spaziergang sein, oder eine Umfrage nach den Empfehlungen der Kollegen zu einem Aluminium freien Deo oder eine Sketchnote malen. Fakt ist, dass eine kurze Ablenkung durchaus produktiv sein kann, zumindest indirekt.

Blick nach Vorne

Was auf jeden Fall in regelmäßigen Abständen hilft, ist die Prüfung, ob man noch auf dem richtigen Weg ist. Zahlen Deine aktuelle Tätigkeiten noch auf Dein Ziel, Deine Vision ein? Evtl. bist Du von Deinem Arbeitsalltag so eingenommen, dass Du morgens einfach Deinen Rechner hochfährst und eine Mail nach der anderen abarbeitest und ein Meeting nach dem anderen absolvierst. Hierbei verlierst Du das Ziel aus den Augen und beschäftigst Dich womöglich mit vielen Dingen, die nicht in Deinem Quadrant 2 liegen. Hierbei kann Dir die Time Management Matrix helfen. Das Template kannst Du Dir hier downloaden:


Hol Dir das Time Management Matrix Template


Evtl. ist diese Methode im wöchentlichen Turnus etwas too much für Dich. Vier mal im Jahr oder einmal im Monat,  als eine Art persönliche Retrospektive, ist es ggf. angemessen. Probiere es einfach mal aus und schreib mir Deine Erfahrungen. Vergiss bei allem was Du tust, aber nicht den Spaß!

By | 2017-09-04T20:14:44+02:00 Mai 14th, 2017|Produktivität, Projektmanagement|4 Comments

About the Author:

Ich bin Christopher Henke, Produktivitäts Verfechter, Vater, Blogger, Product Owner, Projektmanager, Sketchnote Zeichner, Blitzdesigner, Kaffee Genießer und Spielzeug Reparierer.

4 Comments

  1. Vidya Munde-Mueller 15. Mai 2017 at 3:23 - Reply

    Noch dazu ein super Motivator und ein toller Kollege!

  2. Thomas Michl 14. Mai 2017 at 22:24 - Reply

    Erinnert schwer an die Eisenhower-Matrix https://de.wikipedia.org/wiki/Eisenhower-Prinzip

    • Christopher 15. Mai 2017 at 8:50 - Reply

      Hallo Thomas,
      das sehe ich auch so 😉 In dem Wikipedia Link ist das Buch von Stephen Covey sogar verlinkt. Etwas zu kopieren und leicht zu adaptieren kann ein gutes Geschäftsmodell sein…
      Viele Grüße – Christopher

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