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Kommunizieren ist essentiell für die Team-Zusammenarbeit

Kommunizieren ist essentiell für die Team-Zusammenarbeit

Kommunizieren auf Abwegen

Kommunizieren ist ja ein tolle Sache. Sich mit Kollegen über ein Problem auszutauschen, bringt einen meistens weiter, wenn man sich selbst auf der Stelle dreht. Man bekommt eine andere Sicht auf Dinge, auf die man alleine nicht gekommen wäre. In Projekten erlebe ich, dass der größte Teil der Kommunikation nach wie vor via E-Mail erfolgt. Hier ein paar Ausschnitte, die Dir ggf. auch bekannt vorkommen:

  • „… Bitte schicke mir bis heute 12 Uhr den aktuellen Projektreport  zu …“
  • „… wer hat den letzten Stand des Anforderungsdokuments?“
  • „… habt ihr mein Feedback berücksichtigt?“

Ehrlich gesagt, ich mag das Medium E-Mail. Laut einer Statista Umfrage, ist es, zumindest für uns Deutsche, auch eines der meistgenutzten. Es könnte sein, dass ich hierbei vorbelastet bin, da ich in der Vergangenheit für den E-Mail Service der Deutschen Telekom gearbeitet habe ;-).  Ein einfacher Produktivitäts-Hack ist, dass ich sogar manche Todos als E-Mails in der Inbox manage. Alleine die Betreffzeile und der Absender, lassen bereits einiges an Aussagen ableiten. Aber ich frage mich, muss es denn für alles immer die E-Mail sein? Es gibt doch noch so viel mehr.

Die Qual der Wahl

Welche Medien habe ich denn in letzter Zeit zum Kommunizieren benutzt? Hier fallen mir erschreckend viele ein. E-Mail, Telefon (Festnetz, Mobilfunk), SMS (ja, ich nutze das noch), WhatsApp, Skype, WebEx, Facebook Messenger, Instagram Chat, Facetime, iMessage (ertappt, ich nutze ein iPhone. Noch), LinkedIn Messenger, Slack, Brief (sehr sehr selten, aber manchmal muss das sein) und das Wiki. Das Wiki ist eher eine Ablage, aber es trägt maßgeblich zur Teamkommunikation bei. Nicht zuletzt durch die Blog-Funktion.

Aber wann nutze ich welches Medium bzw. welchen Kommunikations-Kanal? Folgende Fragestellungen helfen Dir eine Entscheidung für den richtigen Kommunikationskanal zu treffen.

  • Brauche ich unmittelbar (Telefon) oder erst später (schriftlich) eine Antwort?
  • Benötige ich eine synchrone (Telefon ggf. auch Slack) oder asynchrone (z.B. E-Mail) Kommunikation?
  • Ist mein Anliegen formell (Brief, E-Mail) oder informell (z.B. Telefon, Slack, WhatsApp)?
  • Geht das Anliegen nur mich (z.B. SMS, Telefon, iMessage)  oder auch andere (z.B. Slack, Webex, Wiki) an?
  • Kenne ich den Empfänger (z.B. SMS, Telefon), oder muss die Frage ins Team (z.B. WebEx, Slack, Wiki)?
  • Kommunikation (z.B. Telefon, Facebook Messenger) vs. Dokumentation/Information (Wiki)?
Kommunizieren ist essentiell für Team Zusammenarbeit

Kommunizieren ist essentiell für Team Zusammenarbeit

Ich selbst würde direkte persönliche Kommunikation einer unpersönlichen ggf. schriftlichen Kommunikation immer den Vorzug geben. Gerade bei kritischen Situation, oder wenn man selbst noch nicht genau weiß, was/wie man fragen soll. Manchmal merkt man nur, da stimmt gerade etwas nicht, aber man kann das Problem noch nicht vollständig greifen/formulieren. Ein Angebot für einen Kunden oder ein Anforderungsdokument via Telefon zu „schreiben“ ist wenig effizient und nicht zielführend.

Welches Kommunikations-Medium nutze ich wann?

Im Folgenden habe ich eine kleine Checkliste aufgeführt, welcher Kommunikation-Kanal für welches Anliegen, aus meiner Sicht, das Geeignetste zu sein scheint. Die folgende Auflistung ist, wie so oft, nicht schwarz/weiß zu verstehen. Beispielsweise können auch Telefonate formell sein.

Telefonat (Festnetz, Mobilfunk oder auch Voip Calls z.B. Skype)

Ich greife zum Telefon, wenn …

  • ich nur eine kurze Frage habe
  • es unmittelbar geklärt werden muss
  • mein Anliegen informell ist
  • ich keine „Spuren“ hinterlassen will

E-Mails

Eine E-Mail schreibe ich, wenn …

  • ich keine unmittelbare Antwort benötige (asynchrones Kommunizieren)
  • ich Anhänge beifügen will. Z.B. Fotos oder Formulare.
  • ich formell gleichzeitig  mehrere Empfänger informieren möchte
  • ich ein formelles Anliegen habe. Z.B. Krankmeldungen oder Weiterbildungsfreigaben. Für viele formelle Freigaben gibt es mittlerweile Workflow gestützte Tools. Ich sag nur SAP.

Kurze Anliegen sind meiner Meinung nach am schnellsten mit einem Telefonat vom Tisch. Oder wenigstens ist nach dem Telefonat die Anfrage klar und man kann nun zielgerichtet an einer Lösung arbeiten. Tipp: Durch ein Telefonat können womöglich interpretierbare Aussagen direkt angesprochen werden. Auch kann man durch die Tonlage/Emotionen diverse Zusatzinformationen gewinnen (#zwischendenzeilen).

Ein wichtiger Hinweis in eigener Sache: Eine Anfrage via E-Mail, mit dem Inhalt „… Rückmeldung bis heute 12 Uhr“ sollte prinzipiell nicht beachtet werden. E-Mail ist ein asynchrones Medium und muss (sollte) nicht zeitnah beachtet werden. Zumal ich sogar empfehle, Outlook nicht den ganzen Tag aktiv zu haben. Das ständige „Ping“ beim Eingang  neuer E-Mails, wirft Dich fast immer aus Deiner aktuellen Tätigkeit raus; Ein #Produktivitätsnogo.

Messenger (z.B. iMessage, WhatsApp, Facebook Messenger und auch Slack)

Ich verwende einen Messenger, wenn ich …

  • eine Frage habe, diese aber nicht zeitnah beantwortet werden muss (asynchron)
  • jemanden erinnern möchte
  • lautlos etwas klären möchte
  • nur etwas Teilen möchte. Z.B. ein Foto der Kinder oder einen Link
  • einfach mal Hallo sagen will

Ein recht schnelles Kommunikations-Medium ist für mich Slack. Dieser Service, der sich als Team-Messenger beschreibt, ist gerade in div. Firmen immer stärker im Einsatz. Er erlaubt bidirektionale sowie Team-Kommunikation. Zusätzlich können diverse Gruppen gegründet werden, welche geschlossen oder offen kommunizieren. Auch können diverse Links oder animated Gifs von Giphy via shortcuts in die Nachrichten eingefügt werden.

Video-Telefonie (z.B. WebEx)

Ich starte eine WebEx Session, wenn …

  • ich standortübergreifend ein persönliches Gespräch suche
  • während des Gesprächs zusätzliche Informationen gezeigt werden sollen
  • z.B. am Ende einer Entwicklungsphase das Team seine Ergebnisse einem dezentralen Teilnehmerkreis zeigen möchte
  • keine einzelne Frage besteht, sondern z.B. eine Situation mit mehreren Teilnehmern besprochen werden soll

Wiki

Das Wiki sollte genutzt werden für …

  • jeder Frage, Anliegen, Notiz oder Ergebnis wie Prototypen oder div. Zwischenstände
  • die Entwicklung von Dokumenten wie z.B. ein Anforderungsdokument oder Angebot
  • die Zusammenarbeit von dezentralen Teams (auch co-located Teams)
  • die zentrale Ablage. Fragen wie „Welche Dokumenten Version ist die Aktuellste“, sollten somit der Vergangenheit angehören.
  • alle Informationen die zur Abteilung, Projekt oder persönlichen Blog gehören.

Ein Wiki, ist die ideale, zentrale Platform für Informationen welche zu Wissen werden soll.

Generelle Tipps zum richtigen Kommunizieren

Für alle Medien sollte gelten: Halte Dich kurz und beschreibe präzise. Deine Frage oder Deine Problemschilderung sollte auf den Punkt beschrieben sein und Dein Anliegen direkt zum Ausdruck bringen. Es hilft, wenn man sich beim Schreiben in die Empfängerperson reinversetzt. Zeit ist einer der wertvollsten Güter und sollte nicht verschwendet werden. Johann Wolfgang von Goethe schrieb einmal in einem Brief an einen seiner Freunde:

„Ich schreibe dir einen langen Brief, weil ich keine Zeit habe, einen kurzen zu schreiben.“

Am Rande noch einen Tipp bezüglich des Inhalts: Zumindest für mich hat es sich bewährt, bei der Beschreibung eines Problems oder gar einer Lösung , folgende drei Punkte beschreiben zu können:

  1. Situation: Um was geht es generell? Beispielsweise Kurzbeschreibung des Projektes aus Zeit, Budget und Anforderungsnotizen/Umsetzungs-Sicht. Wie ist die aktuelle, generische Situation? Was ist bis eben passiert
  2. Komplikation: Was ist die konkrete aktuelle Situation? Was ist passiert, dass wir nun ein Problem haben? Welches Ereignis hat dazu geführt?
  3. Lösung: Welche Lösungen kannst Du vorschlagen? Gibt es eine präferierte Lösung? Wenn ja, warum diese? Welche Risiken und Chancen ergeben sich durch diese Lösungen?

Einen hab ich noch

Ich freue mich sehr, Dir heute zusätzlich das gratis eBook Flurfunk 3.0 von Dr. Oliver Ratajczak anbieten zu können. Er hat sich in diesem Buch u.A. der Frage gewidmet, wie man eine optimale Team-Kommunikation mittels eines Wiki installiert und etabliert. Das kostenlose Buch und weitere Denkanstöße zu  u.A Optimierung der Kundenprozesse gibt es hier https://ihre-kundenbrille.de/denkanstoss/

In welchem Verhältnis nutzt Du E-Mails zu Kommunikation? Welches Kommunikationshürden-Medium nutzt Du für Deinen Projekte und privat am Liebsten? Danke für Deine Tipps!

By | 2017-04-09T10:12:26+02:00 März 9th, 2017|Produktivität|2 Comments

About the Author:

Ich bin Christopher Henke, Produktivitäts Verfechter, Vater, Blogger, Product Owner, Projektmanager, Sketchnote Zeichner, Kaffee Genießer und Spielzeug Reparierer.

2 Comments

  1. […] Hier sind aus meiner Sicht die bekannten unqualifizierten zwischen Tür und Angel Anfragen. Typischerweise sind das nach meiner Erfahrung kurzfristige eingehende E-Mails mit einem noch kurzfristigeren Abgabedatum. Hinzukommt, dass der zu erledigende Job, für Deine Ziele (fast) völlig irrelevant ist. Randbemerkung: Ich bemerke nach wie vor, dass einige Personen E-Mails als synchrones Kommunikations-Medium verwenden. Dass E-Mails aus Produktivitäts-Gründen oder anderen Terminen über Stunden hinweg nicht abgerufen werden, spielt für Einige keine Rolle. Wer hierzu mehr lesen will, dem empfehle ich „Kommunikation ist essentiell für die Teamarbeit“ […]

  2. […] Sketchnote entstand zu einem Brainstorming zum Thema „Wie kann man effizienter Kommunizieren„. Die Wahl des richtigen Kommunikationsmediums ist alles andere als leicht. Je nach […]

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