Kann man in einem Tages-Workshop Design Thinking und die agile Methode Scrum vermitteln? Ja, das geht. Davon bin ich heute überzeugt. Voraussetzung ist das Interesse und der Wille Design Thinking und agile Methoden anwenden zu wollen. Das alles war bei den Workshop-Teilnehmern geben! Mit Design Thinking und Scrum, Organisation neu denken und umsetzen.

Am 20. Februar 2019 war Workshop-Time, zu zwei meiner Herzblut-Themen. Design Thinking und agilen Methoden. Gemeinsam mit Prof. Stephan Weinert von der Hochschule Ludwigshafen, durften wir das Führungsteam des Kundenmanagements der Stadtwerke Düsseldorf AG in einem Tagesworkshop begeistern. Auf Initiative von Herrn Gruben (Leiter Kundenmanagement) erarbeiteten wir das Workshopdesign gemeinsam mit allen Abteilungsleitern in einem iterativen Prozess. Die Gesamtkoordination lag bei Herrn Braun aus der Personalentwicklung.

Der Mix aus Wissenschaft und Praxis

Zu dem wissenschaftlich geprägten Intro, gab es zwei praxisorientierte Teile zu Design Thinking und Scrum und einer abschließenden Retrospektive. Das Ziel des Workshops war es, insbesondere die Führungskräfte unterschiedlicher Ebenen, positiv auf kommende Veränderungen einzustimmen. Es ging sowohl um die Sensibilisierung für eine kundennahe Produktentwicklung und Serviceorientierung, als auch um die Notwendigkeit schneller und flexibler im Projektgeschäft auf Anforderungen reagieren zu können. Ist es somit nicht am Naheliegendsten dies mittels Workshop-Impulsen, methodengestützt durch Design Thinking und Scrum, direkt an praktischen Beispielen auszuprobieren. Kurzum, mit Design Thinking und Scrum, Organisation neu denken.

Agilität ist nichts wirklich Neues

Zu Beginn vertrat Herr Braun die These, dass Agilität alter Wein in neuen Schläuchen sei. Er veranschaulichte dies sehr bildhaft anhand eines Beispiels aus seiner Schulzeit. Im Rahmen einer Projektarbeit durfte er als Schüler für ein Schulfest eine „Geisterbahn“ entwickeln, planen und umsetzen. Die Art und Weise wie das Projekt damals umgesetzt wurde, weist sehr viele Parallelen zu den heutigen Themen  – Design Thinking und Scrum – auf. Zwischenfazit: Viele Teilnehmer haben bereits seit ihrer Schulzeit positive Erfahrungen mit „agilen“ Arbeitsmethoden erlebt. Häufig unbewusst. Diese Erfahrungen dienen uns heute als Fundament, für das bewusste Erlernen von agilen Methoden.

Agilität bedeutet für Unternehmen: Organisation neu denken

Das fachliche Intro wurde durch Prof. Stephan Weinert(Prof. an der Hochschule Ludwigshafen) sehr anschaulich vorgestellt. Durch aktuelle und globale Beispiele aus der Wirtschaft und Politik, verdeutlichte er die Notwendigkeit, auf zunehmende Veränderungen zu reagieren. Den Teilnehmern wurde verdeutlicht, dass nicht nur die Konkurrenz stetig zunimmt, sondern auch die Einflüsse durch Politik und Wirtschaft. Er baute die Brücke zu Agilität. Prof. Stephan Weinert beschrieb Agilität mit der Fähigkeit, rasch auf Veränderungen reagieren zu können. Er formulierte den Leitspruch „Agilität bedeutet Organisation neu denken“. Hiermit brachte er zum Ausdruck, dass es einen Wandel von klassischer Linienorganisation (vgl. Pyramidenform) hin zu einem selbstorganisierten „lebenden Organismus“ gibt. Je nach Branche ist dieser Wandel stärker oder schwächer ausgeprägt.

Mit Design Thinking und Scrum Organisation neu denken

Nach der Einführung starteten Workshops. Der erste Teil bezog sich auf die Entdeckung der kundenzentrischen Kreativität. Via Design Thinking wollten wir den Spaß am Entwickeln von Lösungen für Kundenprobleme wecken. Der zweite Teil war eine Einführung in Scrum. Die agile Methode Scrum ist ein „einfaches“ aber schlagfertiges Framework, um iterativ Software, Services oder Produkte zu entwickeln. Mittels des Durchlaufs eines Sprints (Entwicklungs-Iteration) sollten die Workshopteilnehmer  an diese Methode hautnah herangeführt werden.

Kundenzentrische Kreativität mit Design Thinking

Ich begann mit einer kurzen Einführung in die Theorie von Design Thinking. Das Mindset, als auch den Design Thinking Prozess, erläuterte ich via Flipcharts. Wichtig hierbei war mir der Fokus auf das kundenzentrischen Entwickeln und das die menschlichen Bedürfnisse im Vordergrund stehen. Es geht nicht darum, Technologie getriebenen Use Case zu entwickeln, oder die erstbeste Lösung direkt in eine Serienproduktion zu geben.

Ich war überwältigt wie motiviert an den Prototypen gearbeitet wurde und wie extrem divers die Ergebnisse waren. Trotz (oder gerade deswegen..?) sehr knappen Zeitvorgaben, wurde immer intensiv an der Sache gearbeitet. Die Ergebnisse sprachen für sich. Es wurden kleine Videos gedreht, kreative Flipcharts erstellt und Papier-Prototypen gebastelt. Ich glaube, ich habe am Ende der Design Thinking niemanden ohne ein Lächeln im Gesicht gesehen.

Erste Schritte in die neue Organisation mit Scrum

Vom geführten und kreativen Prozess zum selbstorganisierten Sprint. Nach einer Kaffeepause und etwas Zeit für eine Reflexion, ging es zum zweiten praktischen Teil mit der agilen Methode Scrum. Ich startete erneut mit einem Theorieteil via Flipcharts.

Wir erarbeiten zusammen sukzessive die Events, Rollen und Artefakte von Scrum. Auf einem vorbereiteten Flipchart wuchsen die Scrum „Bausteine“ nach und nach an. Zu Beginn war auf dem Flipchart lediglich ein großer Pfeil zusehen, welcher eine Schlaufe (Sprint) aufzeigte. Am Ende war auf dem Flipchart das gesamte Scrum Framework erläutert. Das Agile Mindset vermittelte ich interaktiv mittels des Agilen Manifest.

Nach dem theoretischen Teil, gingen wir in den praktischen Teil über. Tischgruppenweise wurden adhoc Scrum Teams gegründet, die sich nach wenigen Minuten in ihrem ersten Sprint befanden. Die Teams sollten nun selbstorganisiert die Rollen des Product Owner, Scrum Master und des Teams selbst vergeben. Als inhaltliche Aufgabe wurde auf den jeweiligen Entwicklungsstand des vorausgegangenen Design Sprints bzw. auf dessen Ergebnisse zurückgegriffen.

Durch die nach wie vor kurzen Zeitvorgaben blieb nicht viel Zeit, um lange zu diskutieren. Im Gegensatz zu dem Design Thinking Teil war die agile Session weniger geführt. Z.B. gab es nicht für jeden Zwischenschritt ein Template oder klar formulierte Aufgabe. Das Team musste selbst entscheiden welche Themen es in „User Stories“ formuliert, in welcher Reihenfolge sie priorisiert werden und wer welche Aufgabe übernimmt. Methodisch gab es lediglich die Vorgabe, sich an die stark verkürzten Events von Scrum zu halten. Inhaltlich war jedes Team völlig frei. Am Ende sollte jedes Team seinen Prototyp eine Iteration verbessert haben.

Reflektieren und Adaptieren

Was lief gut und was müssen wir Optimieren? Ein paar Tage nach dem Workshop kann ich durchaus sagen, es war für alle ein Gewinn. Zugegeben, war der Design Thinking Teil am Ende etwas euphorischer als der selbstorganisierte Durchlauf eines Scrum Sprints. Mein erster Impuls nach der Scrum Session war ehrlich gesagt, „Oh shxxx, hoffentlich haben wir die Teilnehmer nicht verschreckt“. Mittlerweile bin ich davon überzeugt, dass die etwaige Verwirrung in dem agilen Teil eher positiv beeinflusst hat. Ist es nicht so, dass seine eigenen Stärken eher wachsen, wenn man seine Komfortzone verlässt? Und genau das war hier der Fall. Viele mussten aus ihrer gewohnten Komfortzone ausbrechen und selbstverantwortlich Rollen klären, Anforderungen beschreiben, diese priorisieren und umsetzen.

Teamwork auf Augehöhe

Besonders hervorzuheben ist eine der Erkenntnisse von Prof. Dr. Stephan Weinert. Er stellte fest, dass in den mit Leitern und Mitarbeitern gemischten Gruppen, die Hierarchie in der Teamarbeit nicht wahrzunehmen war. Es wurde auf Augenhöhe und kooperativ gearbeitet. Wenn das mal nicht die beste Voraussetzung für eine Organisation ist, die auf dem Weg zu mehr Selbstorganisation und Selbstverantwortung ist.

Danke!

„Der Workshop hat nicht nur die fachlichen Ziele voll erreicht, sondern auch viel Spaß gemacht. Insbesondere hat mich die aktive Beteiligung sehr positiv überrascht. Wir haben an diesem Tag gemeinsam ein solides Fundament geschaffen, um bei uns – dem Führungsteam – und den betroffenen Mitarbeitern die notwendigen Methodenkompetenzen nachhaltig aufzubauen. Die Basis wurde Dank der professionellen Moderation von Herrn Prof. Weinert und Herrn Henke erfolgreich gelegt.“

Gert Gruben – Leiter Kundenmanagement; Stadtwerke Düsseldorf AG

Wie gehts weiter?

Am Ende der Veranstaltung gab es noch einen kurzen Blick in die Zukunft. Wie gehts nach solch einem kreativen und arbeitsreichen Workshop mit den Themen Design Thinking und Scrum weiter? Es wurde verkündet, dass es zwei Projekte geben wird, die man mittels agiler Methoden planen und durchführen möchte. Da diese Projekte noch nicht vollständig mit Mitarbeiter*nnen bestzt waren, bestand die Möglichkeit sich für eine aktive Mitarbeit zu bewerben. Ein paar Tage nach der Veranstaltung wurde mir geflüstert, dass es viel mehr Interessenten gab, die an den agilen Projekten mitwirken wollten, als Projektpositionen.

Meine Empfehlung: Ich persönlich würde mich nicht zu akribisch an irgendwelchen existierenden Methoden wie Scrum, Kanban, SAFe, Nexus orientieren. Man sollte aber einige kennen und verstehen wie sie methodisch funktionieren. Am Ende muss jedes Unternehmen eine Arbeitsweise finden, die zu ihm passt.