Open Space für die wirklich wichtigen Themen

Als Design Thinking Coach und Facilitator, hatte ich letzte Woche wieder mal das Glück, eine Gruppe von zukünftigen Design Thinking Practitionern zu coachen. An vier Tagen vermittelten wir, das Coaching-Team, die Design Thinking Theorie, Prinzipien, die Phasen des Design Thinking. Natürlich auch das Wichtigste, das Machen! Am letzten Tag des Workshops vermittelten wir den Teilnehmern zusätzlich noch das Format für „Unkonferenzen“ – Open Space. Das Format passt hervorragend in die agile Welt der New Worker und Design Thinker. Wie oft kommt es vor, dass die wichtigsten Gespräche nicht in den Konferenzräumen selbst stattfinden. Einige lauschen nicht den „teuren“ Keynote-Speakern, sondern treffen sich in der Kaffee-Ecke (oder in der Küche) und führen ihre eigenen Konferenzen.

Um genau diese wertvollen Themen zu besprechen, gibt es das Open Space Format. Die Teilnehmer einer solchen „Unkonferenz“ bringen ihre Themen selbst mit. Es bietet sich an, der Veranstaltung einen gewissen Themen-Rahmen zu geben, z.B. Skalierung von agilen Teams in Unternehmen, Visual Thinking im Konzern oder auch die musikalische Erziehung für Kinder. Du siehst, den Themen ist keine Grenze gesetzt.

Das Open Space läuft wie folgt ab. Die Teilnehmer stellen ihre Themen vor. Wenn mehr Themen wie Räumlichkeiten vorhanden sind, findet vorab ein Voting für die Themen statt. Danach starten die sogenannten Breakout-Sessions in die jeweiligen Gruppen. Die Gruppen werden nicht aufgeteilt, sondern jeder geht zu dem Thema, welches ihm/ihr gefällt. Im Anschluss empfiehlt sich eine gemeinsame Reflektion. Wenn noch Zeit, Lust und Themen vorhanden sind, kann noch eine zweite Runde starten.

Open Space – Sketchnote – VITAMINP.info

Das Gesetz der zwei Füße

An einem Open Space gilt das Gesetz der zwei Füße. D.h. deine Füße tragen dich dorthin, wohin du willst. Du brauchst somit kein schlechtes Gewissen zu haben, wenn du eine Gruppe verlässt und dich einem anderen Thema widmest. Ein Wechsel zwischen den Gruppen ist erwünscht.

Von Hummeln und Bienen

Nach meinen Recherchen, gibt es zwei Rollen bei den Open Spaces. Diese werden nicht explizit beim Open Space an die Teilnehmer vergeben, sondern die Teilnehmer haben diese implizit bereits durch ihre Persönlichkeit inne. Die Rede ist von den Hummeln und den Schmetterlingen.

Die Hummeln bestäuben und bringen neue Ideen zu den Themen. Sie fliegen von Thema zu Thema, vernetzen diese und bringen zusätzliche Aspekte ein.

Der Schmetterling hat sein Thema noch nicht gefunden. Er fliegt interessiert umher und trifft ggf. auf andere Schmetterlinge. Es kann auch sein, dass sich für Schmetterlinge ein ganz neues Thema auftut, welches bislang nicht auf der Agenda steht.

Open Space – Vom Entwurf zur finalen Fassung – Sketchnote – VITAMINP.info

Die Open Space Leitlinien

Ein Open Space ist ein sehr freies Format. Nichts desto trotz, gibt es ein paar Leitlinien. Diese Leitlinien helfen den Teilnehmern zu verstehen, warum z.B. eine Hummel nicht bei einem Thema bleibt, sondern mittendrin zu einem anderen Thema wechselt.

• Was auch immer geschieht, ist das Einzigste das geschehen konnte. Mach dich auf Überraschungen gefasst. Ein Open Space birgt Überraschungen, auf die man als Teilnehmer gefasst sein sollte.

• Es kommen immer die richtigen Leute. D.h. die Teilnehmer die anwesend sind, sind die Richtigen. Jeder Teilnehmer kann sich einbringen, mitarbeiten und das Thema motiviert weiter bringen.

• Der Plan ist, es gibt keinen Plan. Das Team entscheidet, wie das Thema weiterentwickelt wird. Es gibt keinen festen Plan an dem fix festgehalten wird. Ein Open Space lebt von der Spontanität und den motivierten Teilnehmern.

• Wann immer es beginnt, es ist die richtige Zeit. Es fängt an, wenn die Gruppe startet. Es kann immer sein, dass noch jemand dazu kommt oder jemand geht. Von daher weißt du nie, wann alle da sind. Somit fange an, wenn du es für richtig hälst.

• Vorbei ist vorbei. Es ist vorbei, wenn die Gruppe stoppt (oder der Time Timer piepst ;-)). Es kann sein, dass eine Session hätte 45 Minuten dauern sollen. Das Team hat aber entschieden, dass nach 15 Minuten kein zusätzlicher Input mehr kam und somit die Session beendet hat.

Eine Frage der Haltung

Ähnlich wie beim Design Thinking, lebt solch eine Open Space Veranstaltung von der positiven Energie der Teilnehmer und einem guten Teamkonsens. Ein wertschätzender Umgang miteinander ist hier, denke ich, eine Grundvoraussetzung. Die meisten Themen-Verantwortlichen, nehmen an solch einem Open Space aus intrinsischer Motivation teil. Das ganze Open Space ist ein selbstorganisiertes Event. Naja, wahrscheinlich bis auf das Catering und die initiale Buchung der Lokalität 😉 Hier ist etwas Organisationstalent gefragt.

Also lasst euch darauf ein und probiert es aus. Welche Erfahrungen hast du mit einem Open Space gemacht? Welche Themen habt ihr besprochen? Hat alles gut geklappt oder kann man etwas an dem Format verbessern?