VitaminP eBook kostenlos

Der Projektauftrag. Das Template für Deinen erfolgreichen Start

Der Projektauftrag. Das Template für Deinen erfolgreichen Start

„Gut dass ich Sie treffe. Ich hätte da einen neuen interessanten Projektauftrag für Sie. In diversen Technology-Websites lese ich zunehmend über das Thema Artificial Intelligence (künstliche Intelligenz). Sie haben doch eine Technik-Affinität und knien sich gerne in neue Themen rein. Für unser Unternehmen wäre es sehr hilfreich, wenn Sie hierzu in den nächsten 3 Monaten ein ersten Prototyp als App für einen unserer wichtigsten Use Cases entwickeln könnten. Hierzu kann ich doch auf Sie zählen?“

So schnell hat man den Auftrag für ein neues Projekt. Findest Du Dich in solchen, oder so ähnlichen Situation wieder? Ist es nicht oft so, dass Projektaufträge zwischen Tür und Angel vergeben werden? Wenn man Glück hat, ist die Idee noch in einer E-Mail formuliert oder geht aus einem Meeting-Protokoll hervor. Natürlich gibt es auch Projekte, bei denen solch ein Projektauftrag in einem mehrere Seiten starken Dokument ausführlichst erfasst wurde. Nur ist in meiner Wahrnehmung eher die Ausnahme, dass Projekte eine initiale Projektbeschreibung haben, als anders herum.

Projektauftrag. Wer schreibt der bleibt

Damit ist ab heute Schluss. Ab heute kannst Du für Dich und vor Deinem Chef mit einer schlanken Checkliste glänzen und ganz nebenbei hast Du Deinen Projektauftrag beschrieben und dokumentiert. Solch ein Projektauftrag ist nicht selten ein kreativer Prozess. Ich persönlich habe die Erfahrung gemacht, dass Kreativität nicht durch das Ausfüllen eines digitalen PDFs geschieht, sondern am Besten durch handgeschriebene und gemalte Notizen zum Vorschein kommt. Aus diesem Grund gibt es eine schlanke und einfache Projektauftrag Vorlage zum Downloaden und Ausdrucken in diesem Beitrag gratis dazu! Na, das ist doch was 😉

Du kannst den Projektauftrag natürlich um weitere Punkte ergänzen oder später zur Dokumentation in einer Corporate-Template überführen. Das im Folgenden beschriebene Projektauftrag-Template ist sicherlich nicht allumfassend. Einige für dich wichtige Punkte, Projektspezifikas oder unternehmensrelevante Kennzahlen kannst Du noch in einer eigenen Erweiterung ergänzen.

Aber was braucht man alles in einem Projektauftrag? Die meiner Meinung nach wichtigsten Metadaten und Informationen habe ich im Folgenden beschrieben.

Gib dem Kind einen Namen

Als erstes habe ich mir angewöhnt, das heutige Datum zu notieren. Das kann zu einem späteren Zeitpunkt des Projektes zu lustigen Erinnerungen führen. Wenn man einen alten Projektauftrag aus der Schublade zieht und feststellt, dass von der ersten Notiz zu dem eigentlichen Start des Projekts gerne mal einige Monate vergangen sind.

Relevante Metadaten zu dem Projekt sind sicherlich die Folgenden: Gib dem Kind einen fancy Projektnamen. Je besser der Name, je besser kann man sich diesen merken und je mehr ist das Projekt auch Thema im Flurfunk. Für eine Roadmapplanung oder das Controlling ist sicherlich eine Projekt-ID hilfreich. Diese kann in größeren Unternehmen eine definierten Syntax folgen. Bei einem breiten Portfolio empfiehlt es sich zusätzlich, das Projekt einer Kategorie zuzuordnen.

Projektauftrag Vorlage Template VitaminP

Projektauftrag Vorlage Template VitaminP

Warum machst Du das?

Jetzt kommen die gerne ausgelassenen oder zumindest unbeliebten Rubriken. Warum machen wird das Projekt eigentlich? Gemeint sind hier die objektiven Hintergründe. Hierzu wäre die Motivation wichtig und das erhoffte Ziel zu beschreiben. Motivation kann sein, dass ein (vermeintliches) Kunden-Problem erkannt wurde. Dies kann sich durch häufende Kundenanfragen bzw. Beschwerden äußern. Das entsprechende Ziel wäre hier, die Kundenzufriedenheit zu steigern. Empfehlenswert wäre, an dieser Stelle ein KPI (Key Performance Indicator) zu definieren. Diese könnten beispielsweise sein, mindestens 4 Sterne bei der App im App-Store zu erhalten oder der Rückgang der Kundenbeschwerden um 30% zu erzielen. Ein messbares Ziel kann anspornend sein und gibt bei Erreichen ein positives Erfolgserlebnis.

Input/Output

Was benötigst Du für Dein Projekt um zu Starten? Was ist ein wichtiger Input, um das Projekt erfolgreich durchzuführen? Das kann ein Arbeitsraum, Infrastruktur oder spezielle Skills sein. Auf der anderen Seite der Projekt-Black-Box steht, was die zu erwartenden Ergebnisse sind. Ist es eine App, ein Produktkonzept oder ein Proof of concept/Prototype?

Wichtig ist es, von Anfang an zu wissen, mit welchen finanziellen Mitteln das Projekt ausgestattet ist. Je nach Vorgehen und organisatorischem Umfeld kann es sein, dass einer der folgenden Ansätze zum Tragen kommen:

  • Design to Cost: Je nach strategischer Relevanz und finanziellen Möglichkeiten des Kategorie betroffenen Clusters und ggf. Grobschätzung, bekommst Du ein max. Budget zugewiesen. Mit diesem Budget muss nun der Projektumfang so spezifiziert werden, dass Du mit dem Budget hinkommst.
  • Budget folgt der Projektschätzung: Experten zu dem Thema und der Projektmanager schätzen nach der passenden Methode die wahrscheinliche Kosten für das Projekt. Hierzu gibt es diverse Schätzmethoden. Z.B. gab es in der Vergangenheit ein vergleichbares Projekt, dann könnten die Kosten top-down geschätzt werden. Oder Du bewertest die einzelnen Bestandteile/Inhalte des Projektes nach z.B. Komplexität, Dauer und Ressourcen und schätzt somit das Projekt bottom-up.

Das magische Dreieck

Folgender Check hilft Dir, den Fokus des Projektes zu bekommen. Zur Auswahl stehen die klassischen Merkmale beim Projektmanagement: Qualität, Zeit und Kosten. Qualität ist quasi äquivalent zu den Projekt-Anforderungen (Scope). Ich vermute, die Frage an den Projektsponsor bzw. Initiator des Projektes, wird meist zur Antwort führen, alle drei seien wichtig. Aber die Frage hiernach habe ich nicht umsonst aufgeführt. Gerade im letzten Drittel des Projektes, wird die Frage nach einer solchen Periodisierung zunehmen interessant. Angenommen Du arbeitest auf einen Launch-Termin zur IFA, CeBIT oder Mobile World Congress hin und Du merkst, dass nicht alle geplanten Inhalte bis dahin fehlerfrei umgesetzt werden können. Spätestens dann ist wichtig zu wissen, ob lieber der Scope zu reduzieren ist, damit der Termin gehalten werden kann, oder der Fokus auf 100% der Inhalte steht und notfalls der Launch verschoben werden muss.

Noch ein Hinweis: Die möglicherweise angeführte Beispiel-Rechnung, dass neun Frauen ein Kind in einem Monat zu Welt bringen, anstatt eine Frau in 9 Monaten, geht nicht immer auf 😉

Wer macht was?

Einer der häufigsten Gründe, warum Projekte scheitern ist, dass die Verantwortlichkeiten nicht klar sind. Hier solltest Du als Projektmanager deine Aufmerksamkeit von Anfang an drauf lenken. Es geht hier nicht um Abgrenzung untereinander im negativen Sinne. Sondern um klare Aufteilung der Verantwortung. Im besten Fall hast Du ein Team, in dem jeder die Attitude hat, einer der zu jonglierenden Bälle aufzuheben, egal ob es seiner Rolle entspricht oder nicht. Aber zum Einen ist das nicht selbstverständlich solch ein Dream-Team  zu alliieren und zum Zweiten sollten dennoch die Verantwortlichkeiten  zumindest „formal“ immer wieder geklärt werden. Das kann sich natürlich gerne zur Laufzeit des Projektes immer wieder ändern. Z.B. daher, dass man in den unterschiedlichen Phasen eines Projektes unterschiedliche Skills und Erfahrungen benötigt.

Wann ist was fertig?

Um nicht „kopflos“ mit dem Projekt anzufangen und alles gleichzeitig umzusetzen, ist es hilfreich sich zu fokussieren. Hier hilft u.A. eine Unterteilung des Projekts in diverse Phasen. Am Ende jeder Phase steht somit ein Meilenstein. In klassischen Wasserfall-Projekten könnte das z.B. die Planungsphase mit dem Ergebnis eines Pflichtenhefts sein, oder eine Machbarkeits-Phase mit einem technischen Dokument als Ergebnis. In agilen Projekten könnten das diverse Iterationen des Produktes z.B. einer App sein. Interaktion 1 beinhaltet bereits Feature A, Interaktion 2 beinhaltet Feature B usw.

Wichtig ist neben den Meilensteinen auch die Deadline des Projektes zu kennen. Gibt es einen Ablieferungszeitraum oder ist es ein konkreter Termin?

Einer für Alle und Alle für Einen

Am Ende wäre es empfehlenswert, diese eine Seite von den wichtigsten Stakeholder unterschreiben zu lassen. Somit hat man ein gemeinsames Kommitment zu den hier genannten Angaben. Nur zwischen Tür und Angel einen Auftrag zugeworfen zu bekommen, ist eine Sache, aber einen Auftrag handschriftlich zu unterschreiben, bekommt gleich eine ganz andere Verbindlichkeit. Außerdem kannst Du hiermit bei dem Chef glänzen, der die hiermit verbundene Verantwortung und Pflichtbewusstsein zu schätzen weiß.






Was denkst Du, nach dem du das hier gelesen hast? Denkst Du, es macht Sinn einen Projektauftrag für ein neues Projekt zu erstellen? Welche Inhalte und Parameter würdest Du ggf. ergänzen? Danke für Dein Feedback und viel Erfolg bei Deinem nächsten Projekt!

By | 2017-04-23T09:42:04+02:00 April 23rd, 2017|Produktivität, Projektmanagement|0 Comments

About the Author:

Ich bin Christopher Henke, Produktivitäts Verfechter, Vater, Blogger, Product Owner, Projektmanager, Sketchnote Zeichner, Kaffee Genießer und Spielzeug Reparierer.

Kommentar verfassen

%d Bloggern gefällt das:

Durch das Fortsetzen der Benutzung dieser Seite, stimmst du der Benutzung von Cookies zu. Weitere Informationen

Die Cookie-Einstellungen auf dieser Website sind auf "Cookies zulassen", um Dir das beste Surferlebnis zu geben. Wenn Du auf dieser Website ohne Änderung Deiner Cookie-Einstellungen fortfahren möchtest oder Du auf "Akzeptieren" klickst, dann erklärst Du Dich hiermit einverstanden.

Schließen