Wenn man nicht mehr weiter weiß, macht man einen Arbeitskreis. Nee, eine Reorganisation! Das kann auch das Gleiche sein. Aber mal im Ernst. Mein Arbeitgeber strukturiert (mal wieder) um. Die Idee, die Organisation bzw. meinen Tätigkeitsbereich stärker nach Kompetenzen, anstatt nach teilweise „historisch gewachsener“ Abteilungsstruktur auszurichten. Vorweg, das befürworte ich voll und ganz. Neben dem Ziel, gibt es auch den Weg zur neuen Organisation. Dieser ist bei solchen Reorganisationen wirklich kein Leichter und man sollte es sich auch nicht leicht machen. Mit diesem Blog-Artikel „Change Management startet mit dir“, möchte ich nicht herumnörgeln, oder nur die Probleme und Fehler bei der Reorganisation bzw. im Change Management aufzeigen. (… Auch wenn es für dich unerwartet ist, aber diese negative Ansicht kommt bei vielen Betroffenen als erstes auf). Sondern ich möchte dir meine persönlichen Erkenntnisse aufzeigen, die ich bislang gemacht habe. Im Zweifel brauche ich bzw. wir keine Reorganisation. Wir können das schon selbst. Und die beste und nachhaltigste Change kommt von uns, den Mitarbeitern selbst. Daher auch der Titel, Change Management startet mit dir.

change management startet mit dir – Sketchnote – VITAMINP.info

Warum ist alles Neu?

Eine Idee für etwas Neues zu haben, kann eine tolle Sache sein. Eine Organisation, oder einen Bereich zu reorganisieren, kann Chancen für alle beinhalten. Die Veränderung betrifft in den seltensten Fällen nur dich, sondern meist viele andere. Wenn du die Kollegen, Mitarbeiter und Freunde auf dem Weg zum Ziel mitnehmen willst, kommst du nicht drum herum, das Warum zu erklären. Warum starten wir das neue Projekt? Warum gibt es die Reorganisation?

Wenn verstanden wird was die Beweggründe für die Veränderungen sind, steht man eher hinter der Entscheidung. Hierdurch schafft man nicht nur Transparenz, sondern vor allem Vertrauen. Vertrauen, dass man zusammen das Ziel erreicht. Ich bin davon überzeugt, dass wenn man versteht, was den Vorstand, die Unternehmens-Lenker dazu bewogen hat, diese Entscheidungen zu treffen, ist man eher bereit, aktiv mitzuwirken und ggf. ein Opfer zu bringen.

change management startet mit dir – Warum? – VITAMINP.info

Man braucht nur mit gesunden Menschenverstand sich selbst zu hinterfragen, wie man reagieren würde, wenn dir einer sagt, dass sich in 3 Monaten dein Arbeitsumfeld komplett ändern wird. Du fängst an, sofort nach Details zu fragen. Tausend Fragen fallen Dir dazu ein und innerlich gehst du in eine Abwehrhaltung. Jetzt multipliziere diese Situation mal auf alle Mitarbeiter. Der gesamte betroffene Bereich kommt zum Stehen.

Jetzt stell dir vor, es gäbe noch keine Reorganisation. Dennoch stehen aus diversen Gründen Veränderungen an. Nun wird die Situation mit den Mitarbeitern besprochen. Es wird aufgezeigt, in welcher Situation sich das Unternehmen befindet, wie es dort hingelangt ist und warum es aktuell Zeit zu Handeln ist. Jetzt wird dir auch klar, dass man um Veränderungen nicht umhin kommt. In einem Team aus Vertretern des ganzen Unternehmens, ggf. auch mit externen Experten, wird nach möglichen Verbesserungsmaßnahmen gesucht. Man einigt sich gemeinsam auf eine Menge von Veränderungen, priorisiert diese und fängt mit der Ersten an.

Welchen der letzten beide Absätze bzw. Vorgehen gefällt dir am Besten? Denkst Du, die Akzeptanz für anstehende Changes wäre höher, wenn du frühzeitig in das „Warum“ einbezogen gewesen wärst?

Ich möchte ja, dass sich was ändert…

Meiner Wahrnehmung nach, möchten viele Kollegen und Freunde, dass sich etwas ändert. Schnell hört man Aussagen wie,…

• der Einkaufsprozess ist zu starr und langwierig
• der Anforderungsprozess ist für meine kleine Änderung nicht gerechtfertigt oder
• mein Chef könnte selbst auf die Idee kommen, dass hier was nicht stimmt
• man müsste eine kleine Taskforce gründen und das Thema voran bringen
• … diese Liste kann beliebig verlängert werden

Was will ich mit der Liste sagen? All die Beispiele spiegeln eine negative Sicht auf die Situationen. Das „drüber ärgern“, bringt dir persönlich nichts und kostet nur Nerven (und Zeit). Was wäre, wenn wir von einer passiven Opfer-Rolle, in eine aktive Macher Rolle schlüpfen? Was glaubst du, würde der Einkäufer sagen, wenn du ihm ein Konzept vorlegst, in dem 30% der Zeit bei der Bestellung eingespart werden kann? Was glaubst du, würde der betroffene Projektmanager sagen, wenn du ihm deine Idee vorlegst, wie kleine und schnelle Anforderungen in dem Projekt berücksichtigt werden können, ohne die anderen Anforderungen und das Projekt in Summe zu gefährden? Was glaubst du, würde dein Chef sagen, wenn du ihm einen Vorschlag aufzeigst, wie du das Problem in der Abteilung lösen könntest? Wie fühlt es sich an, nun selbst am Drücker zu sein?

Sei der Erste! Change Management startet mit dir.

Ja, du kannst der Meinung sein, dass ist nicht mein Job oder das steht nicht in meiner Rollenbeschreibung. Du kannst dich auch weiter ärgern. Nur ändert das nichts. Ich bin der festen Überzeugung, dass das Konstrukt „Chef“, nicht mehr lange vorhält. Zumindest nicht in der heutigen Form. Nur seiner Aufgabe nachkommen, wird keine Zukunft haben. Wenn dich etwas stört, gehe es an. Schreibe dir auf, mach eine Skizze, mit den Punkten, die nicht stimmen und nehme dir den Wichtigsten selbst vor. Wahrscheinlich gewinnst du sogar Mitstreiter unter deinen Kollegen, die das ähnlich sehen.

change management startet mit dir – Sei der Erste – VITAMINP.info

Neben der Theorie mal ein Beispiel aus der Praxis. Du startest ein neues Projekt mit einem neuen Team. Bislang warst du, genau wie die anderen Projektteam-Mitglieder, an deinem Arbeitsplatz in deiner Abteilung, über den ganzen Standort verteilt. Um in dem Projekt Fahrt aufzunehmen, hätte ich jetzt darauf warten können, dass uns irgendwann einer einen Projektraum organisiert. Dann kommen gleich die Fragen, ab wann und bis wann wir den Raum brauchen, wie groß dieser sein muss, welches Equipment usw. Oder, man kümmert sich selbst und sichtet das Gebäude nach möglichen freien Räumen. Nach einem kurzen, pragmatischen Gespräch mit dem Facilitymanager, war schon fast alles geklärt. Kurze Zeit später saßen nach und nach alle Projektmitglieder in dem Raum und das Projekt konnte Fahrt aufnehmen.

Das Beispiel passt mit Sicherheit nicht auf jeden. Aber was ich sagen will ist, dass die Veränderung beginnt mit dir. Wenn dir etwas wichtig ist, mach es selbst.

Alles Wissen, No Secrets

Neben den ersten zwei Punkten, „Warum“ und „Sei der Erste“, ist es natürlich wichtig, die Mitarbeiter auch zur Laufzeit der Reorganisation mit Antworten auf all deren Fragen zu versorgen. Alle Infos, Milestones und Beweggründe zu teilen, ist ein immens großer Wertschätzungsschub und schafft Vertrauen.

change management startet mit dir – Wissen teilen – VITAMINP.info

Wie sollen die Informationen und Zwischenstände verteilt werden. Hier bietet sich ein Wiki oder ein Intranet an. Meiner Meinung nach kommt es nicht auf die Form an, sondern vielmehr auf den Inhalt. Eine zentrale Seite, auf die alle Mitarbeiter Zugriff haben, ist perfekt. Hier können im Laufe der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Reorganisation alle notwendigen Informationen bereit gestellt werden.

Ich vermute mal, dass sich im Laufe einer Reorganisation diverse geplante Vorhaben und Timings, zu Laufzeit des Projektes verändern. Ich denke, das liegt großteils daran, dass dies ein Projekt von und für Menschen ist und diese nicht zu 100% vorhersehbar sind. Somit wäre es von Vorteil, die inhaltlichen Ergänzungen oder Updates als solche, im Wiki/Intranet zu kennzeichnen. Sodass bei einem Update eines großen Dokumentes, nicht nur das Änderungsdatum ersichtlich ist, sondern auch (zumindest kurz und knapp) was sich geändert hat.

Schnell und direkt kommunizieren

Zusätzlich zu der Empfehlung, alle Informationen zu teilen, würde ich stark empfehlen, jede Erkenntnis schnell zu teilen. Ich bin mir sicher, den Flurfunk an der Kaffeemaschine kennt jeder. Gerade in einer solchen Phase, ist die Geschwindigkeit der Verteilung von neuen Gerüchten in Lichtgeschwindigkeit unterwegs. „Hast du schon gehört…“, kommt es bei jeder Begegnung ,mit anderen Kollegen. Hierbei ist die Gefahr groß, dass á la Stille Post, sich die vermeintlichen Tatsachen weiter verändern. Je nach zu verkündender Neuigkeit, wirkt man natürlich interessanter auf seine Kollegen.

change management startet mit dir – schnelle Kommunikation – VITAMINP.info

Daher müssen die Neuigkeiten sofort raus. Am Besten direkt in einem persönlichen Rahmen. Je nach Aufteilung des Unternehmens, empfiehlt sich eine Video-Telko. Im Zweifel kann es auch eine E-Mail sein. Der persönliche Dialog hätte die Vorteile, dass zusätzlich Wertschätzung ausgedrückt wird und vor allem Nachfragen direkt beantwortet werden können. So können Folgegerüchte ggf. sofort im Keim erstickt werden. Auf manche Fragen gibt es noch keine Antwort. Jetzt kennt man aber wenigstens die Gedanken, die die Mitarbeiter bewegen. Ich persönlich finde es überhaupt nicht negativ, wenn man nicht auf jede Frage eine Antwort hat. Die würde ich in keinster Weise als Schwäche auslegen. Im Gegenteil, ich würde es als Stärke interpretieren, wenn man zugibt, nicht alle Fragen beantworten zu können. Womöglich macht es auch Sinn, mit dem Fragenden im Nachgang in den Dialog zu treten, um die Hintergründe und mögliche Lösungen gemeinsam zu entwicklen.

Ideen gemeinsam entwickeln

Im Prinzip steht dieser Punkt bereits in den obigen Abschnitten beschrieben. Da es mir aber wichtig ist, ihn zu benennen, möchte ich ihn hier nochmal explizit hervorheben. Auch wenn das „Warum“ klar ist, alle Informationen, schnell mit allen geteilt werden, heißt das nicht, dass der Change Prozess mit dem Team/Mitarbeitern geschieht. Genauso wichtig ist die Mitarbeit und der Teamgeist während des Change Managements/Reorganisation.

change management startet mit dir – Ideen im Teamwork entwickeln – VITAMINP.info

Ist es nicht ein enormes Momentum am Ende des Changes, wenn alle gemeinsam sagen: „Das haben Wir geschafft!“ Anstatt, die “ da oben“ haben das so durchgeboxt. Im Zweifel trägt man die Veränderung nicht mit. Neben dem Soft-Fakt, dass das Vertrauen wieder aufgebaut werden muss, ist die Leistungsbereitschaft und somit die Effizienz des Teams viel geringer. Somit ist es auch ein wirtschaftlicher Faktor, wenn erst Motivations-Maßnahmen ergriffen werden müssen. Ich glaube, naja eher hoffe, dass die Angst-Attitüde, immer weniger greift. Gemeint sind so unausgesprochene (oder ausgesprochene) Aussagen wie, „wenn ihr nicht mitzieht, könnt ihr ja gehen“.

Zugegeben, Letzteres ist ein schwieriges Thema. Es wird immer jemand geben, der mit Agilität, Transparenz, Kommunikation etc. nicht oder nur teilweise zurecht kommt. Aber muss man sie/ihn dann direkt „abservieren“? Oder ist der „Fisch“ (im übertrageneren Sinne) dann nicht einfach im falschen Meer? Nur weil ein Süßwasser-Fisch im Salz-Wasser nicht überlebt, kann er doch schwimmen.

Team Gedanken erzeugen und erhalten

Beenden möchte ich diesen, zugegeben, etwas schwer verdaulichen Beitrag, mit etwas Schönem.

Vergesst bei all den Veränderungen, Change Maßnahmen und Reorganisationen das Feiern nicht. Es wird jetzt Sommer, wie wäre es mit einem Grillevent? Es muss nicht aufwändig sein, Hauptsache es kommt das Team zusammen. Es muss auch nicht bis in die Nacht gehen. Trefft euch zu einem Afterwork Umtrunk oder Mittagskaffee. Nur weil die Abteilung auseinander bricht, du in ein neues Projekt kommt, oder einer neuen Organisationseinheit angehörst, sind wir doch immer noch das selbe Team.

change management startet mit dir! – VITAMINP.info

„Ich warte, bis der neue Abteilungsleiter ein Kick-Off macht“. Kannst du machen. Wie eingangs beschrieben in „Sei der Erste“, beginnt die Veränderung mit dir! Wenn du Spaß dran hättest, mit deinen Kollegen/Team ein Event zu starten, dann mach es. Wahrscheinlich findest du noch ein paar Gleichgesinnte, die mit dir loslegen. Neben dem erzeugten und unbezahlbaren Spaß im Team, hast du gleichzeitig Leadership bewiesen. Man muss kein Chef, Head of.., VP etc. sein, um eine Leadership Haltung inne zu haben.

So, offensichtlich hat mich das heutige Thema sehr beschäftigt. Zumindest sind hier fast doppelt so viel Worte zusammengekommen, wie in den letzten Beiträgen. Das nächste Mal fasse ich mich wieder kürzer 😉

Dann mal los. Die Veränderung beginnt mit dir! Christopher