Fokussieren hilft Dir aus der Krise

Fokussieren hilft, doch manchmal verliert man sich in Details. Die letzten Wochen sind nur so vorbeigezischt. Kaum fing die Woche an und ich wurde mir dessen bewusst, was alles ansteht, war die Woche auch schon wieder vorbei. Es war richtig viel zu tun.  Naja „war“? Irgendwie wird die Workload nicht wirklich weniger. Viele Dinge müssen erledigt oder wenigstens begonnen werden, damit man sie besser abschätzen kann. Das Projekt selbst bedarf einer Art Standortanalyse. Viele Anforderungen müssen hinterfragt werden und auf Machbarkeit untersucht werden. Zusätzlich gibt es all die „Kleinigkeiten“, die täglich großteils ungeplant hereinplatzen; so von wegen, „… kannst Du mal schnell…“.

Fokussieren hilft

Wie bekommt man nun solch eine Arbeitsflut in den Griff? Teilweise denkt man am Sonntag bereits, „oh Gott am Montag geht es wieder los“. Ich weiß gar nicht, wo ich anfangen soll. Meiner Meinung nach kommt die Angst vor der Aufgabenflut aus zwei Gründen:

  1. Die Ohnmacht der Menge. Man sieht die Aufgaben (plötzlich) alle auf einmal. Der Berg der „Jobs to be done“ ist auf ein gefühltes unabarbeitbares Niveau gestiegen. Man hat das Gefühl alle Aufgaben gleichzeitig angehen zu müssen und fühlt sich angesichts des riesigen Berges ohnmächtig und vor allem überfordert.
  2. Fehlende Abschätzbarkeit der Aufwände. Der zweite Punkt zielt auf die vermeintliche Unabschätzbarkeit jeder Aufgabe selbst ab. Abgesehen von der Menge, sind einige Jobs schlecht bzw. zum initialen Zeitpunkt fast gar nicht abschätzbar. Gut, für sich selbst sollte eine Art T-Shirt Größen Abschätzung schon drin sein. Z.B. S=habe ich 30 min erledigt. M=kann ein paar Tage dauern und L=ist alles was länger als ein paar Tage dauert; oder andere adaptierte Größenordnungen bei generell langfristigen Projekten.

Greatness begins beyond your comfort zone.

Robin Sharma

Doch wie komme ich nun weiter? Wie bekommt man den Berg abgearbeitet und wie sehe ich das Licht am Ende des Tunnels? Robin Sharma schreibt hierzu, „die Angst ist am Größten wenn man den Berg von weitem sieht“. Da hat man den meisten Respekt davor oder gar Angst. Doch wie überwinde ich diese Angst? Hier der Tipp: Lege Dich in den Berg hinein.  Fange an zu klettern. Setze einen Fuß vor den anderen. Setze Dich mit den Herausforderungen  auseinander und lerne ihre Hintergründe kennen. Finde heraus, ob die Herausforderungen einer gemeinsamen Struktur unterliegen und gemeinsame Eigenschaften haben. Analysiere die Probleme und schalte in einen Lösungsmodus. Die Angst/der Respekt verfliegt, wenn Du die Dinge angehst. Der Spruch ist zwar äußerst abgenutzt, passt aber an dieser Stelle sehr gut: „Man wächst mit seinen Herausforderungen“ 😉

Hier trennt sich die Spreu vom Weizen

An dieser Stelle zeigt sich aus meiner Sicht die wahre Stärke Leadership. Ja, natürlich ist das Problem selbst zu erkennen schon eine Erkenntnis. Wenn man es sogar konkret formulieren kann, ist das ein wirklich wichtiger Beitrag für das Projekt. Womöglich wäre der Projekttanker ohne die Erkenntnis auf den sog. „Eisberg“ gekracht. Doch nur das Problem erkennen, manövriert uns nicht auf einen sicheren Kurs.

Probleme erkennen und hieraus Lösungen ableiten, dass ist die Kunst im Projekt. Eine Lösung zu finden bedarf eines gewissen objektiven Blickwinkels. Ich persönlich bin mir sogar sicher, dass viele die Probleme erkennen, auch Lösungen parat haben. Aus Respekt oder vermeintlicher fehlender Verantwortlichkeit für die Lösungen, diese aber leider nicht verfolgen. Deutlich wird das aus meiner Sicht, wenn Formulierungen den ominösen „man“ adressieren. Da frage ich mich immer: Wer zur Hölle ist denn „man„?

Hier kommt das Zauberwort

Das Zauberwort an der Stelle ist: Fokus! Fokussieren hilft Dich auf Dein nächstes Ziel zu konzentrieren. Nimm Dir die nächsten wichtigen/relevanten Schritte vor. Sortiere Deine Aufgaben  und bringe sie in eine sinnvolle Reihenfolge. Oder nimm Dir das dringendste Problem vor und entwickle eine Lösung. Nicht alle Dinge müssen zwangsläufig gleichzeitig gelöst werden. Manche setzen einander voraus und haben Abhängigkeiten. Gehe die ersten Punkte an. Nimm Dir die wichtigsten und vermeintlich schwierigsten Dinge als erste vor. Schnappe Dir nicht gleich die „low hanging fruits“.  Setze Dich mit dem Eisberg auseinander der unter der Wasseroberfläche schwimmt. Der beinhaltet aus Projektsicht die größten Risiken. Die Devise ist, nicht aufschieben und denken die Zeit wird es schon zeigen, sondern lege Dich in den Berg. Weitere Erkenntnisse aus  Projektmanagement Lessons Learned gibt es in einem anderen Artikel hier zu lesen.

Die Kehrseite der Medaille

Der Fokus hilft Dir, dich zu sortieren, die richtigen und relevanten Dinge anzugehen. Fokussieren hilft. Doch wenn die Auslastung generell hoch oder gar zu hoch ist, bleibt auf Dauer der Spaß auf der Strecke. Zumindest war das bei mir der Fall.

Die Tatsache, dass ich gerade einen Blog-Artikel schreibe zeigt, dass ich aktuell einen „Rastpunkt“ am Berg gefunden habe. Ich kann mal wieder meinen Kopf frei machen und etwas kreativ tätig werden. Für mich ist die Abwechslung wichtig. Hierzu gehört etwas Kreatives zu tun und u.A. mittlerweile das Blog- Schreiben. Mein Vorhaben, alle 2-3 Wochen einen Blog-Artikel zu schreiben, habe ich hierdurch komplett vernachlässigt. Weil ich mich auf den Job fokussiert habe und keinen freien Kopf hatte. Somit hatte ich keinen Spielraum um meine Gedanken, abgesehen vom Projektinhalt selbst, zu Reviewen und in einem Blog nieder zu schreiben.

Fazit

Das Maß der Auslastung ist natürlich sehr individuell. Auch die Menge der Aufgaben, die Deine persönliche CPU (Prozessor) verarbeiten kann, ist personenabhängig. Aber Probleme anzugehen, sich in den Berg zu lehnen und Lösungen zu entwickeln, sollte der Anspruch von jedem sein. Du zeigst somit Eigeninitiative und bringst einen wichtigen Beitrag zum Projekt. Ganz nebenbei  erwirbst Du für Dich ein großes Erfolgserlebnis.

Fokussieren hilft nicht nur beim Sortieren von vielen Aufgaben, sondern Fokus sollte durchaus eine Konstante sein. Jede Projekt-Tätigkeit sollte relevant für die Projektvision sein und auf das Ziel einzahlen. Jede Anforderung, ob groß oder klein, sollte auf das vereinbarte Ziel einzahlen. Sollte das Projekt in Verzug geraten oder die vereinbarten Anforderungen nicht erfüllt werden, wird das Projektteam zu Rechenschaft gezogen; nicht die Anfragenden und „Helfer“ drum herum 😉

Wie hilfst Du Dir aus der Krise, wenn zu viele Sachen gleichzeitig anstehen? Und was tust Du um den Kopf wieder frei zu bekommen? Dein Feedback ist herzlich willkommen.

By |2017-03-21T22:02:40+00:00März 6th, 2016|Produktivität|11 Comments

About the Author:

Ich bin Christopher Henke, Produktivitäts Verfechter, Vater, Blogger, Product Owner, Projektmanager, Sketchnote Zeichner, Blitzdesigner, Kaffee Genießer und Spielzeug Reparierer.

11 Comments

  1. […] von was man spricht (visualisiert), sondern auch ein Vorgehen haben dies zu vermitteln. Da mich Herausforderungen nicht abschrecken, sondern reizen, habe ich vergangene Woche eine ersten Sketchnote 101 in 60 […]

  2. […] scheint eines meiner Lieblings-Themen zu sein. U.A. habe ich den folgenden Artikel geschrieben, Fokussieren hilft Dir aus der Krise. Dort habe ich den Fokus als Zauberwort beschrieben. Der Artikel ist bereits über zwei Jahre alt, […]

  3. […] klingt sehr simple und einfach umzusetzen. Sie bedingt aber, dass man konsequent ist und sich fokussiert. Mein Vorschlag ist, trage dir diese Zeit als Blocker in deinen Kalender rein. Somit wirst du an […]

  4. […] sofort aus seiner Gedankenwelt und man verliert den roten Faden. Somit sind alle Ideen und der Fokus von der aktuellen Tätigkeit weg und die Gedanken kreisen womöglich um die eben erhaltene E-Mail. […]

  5. […] sicher, das Blatt wird in kurzer Zeit voll sein. Wichtig dabei ist nur, lass Dich nicht ablenken. Fokussieren hilft! […]

  6. […] Werde selbst zum Leader und drehe Probleme in Chancen. Er beschreibt das mit einem Bild, lehne Dich in den Berg und mache einen Schritt nach dem […]

  7. […] ist nicht nur eines meiner Lieblings-Themen bei allen Artikel zur Produktivität, Fokussieren hilft Dir bei allem was Du tust, um effizient Deine Ziele zu […]

  8. […] und Fokussiere Dich jetzt 25 Minuten auf diese Aufgabe. Denke ab jetzt nicht mehr darüber nach, warum Du dieses […]

  9. fohlsen 2. September 2016 at 8:48 - Reply

    Hallo, Christopher,
    ein sehr schöner Artikel. Gerade zum Thema Fokussieren passt die Erkenntnis, das wir nicht allen gerecht werden können und auch mal Nein sagen müssen. Wie du schon schreibst, kommen im Laufe eines Tages so viele kleine und große nicht geplante Anforderungen an uns heran. Und weil wir es oft allen Recht machen wollen, verstricken wir uns dann in den Aufgaben und verlieren unseren Fokus.
    Dazu habe ich in meinem Artikel http://blog.finde-dich-selbst.net/allen-zu-gefallen-ist-unmoeglich/ mal etwas geschrieben. Vielleicht hilft es ja dem einen oder anderen.
    Liebe Grüße
    Frank

  10. Carsten 8. März 2016 at 18:57 - Reply

    Schöner Artikel. Kann das Meiste aus Erfahrung bestätigen. Würde noch drei weitere Techniken hinzufügen wollen:

    1.) Distanzierung: „Die Lage ist hoffnungslos – aber nicht ernst.“ In der Regel überschätzen wir unter Druck die Konsequenzen und halten Fehlschläge für wahrscheinlicher als sie sind. Ein bisschen emotionale Distanz kann das relativieren und uns Raum für alle anderen Techniken verschaffen. Und selbst wenn die Lage doch ernst sein sollte: Auch dass lässt sich mit etwas (Galgen-) Humor besser ertragen.

    2.) Re-Framing: Oft hilft es, eine schwierige Situation mal aus einer oder zwei ganz anderen Perspektiven zu betrachten. Dann sehen die Probleme oft ganz anders aus. Und es eröffnet sich der Weg zu ganz neuen Lösungsstrategien. Details würden diesen Kommentar sprengen, aber es gibt Literatur dazu. Hier stimme ich auch nicht mit der Behauptung, es existiere eine „objektiven Sichtweise“ (oben) überein.

    3.) Methoden-Änderung: Oft sind unsere (erlernten, erprobten) Methoden gar nicht geeignet, mit bestimmten Problemen fertig zu werden. Es bedarf neuer Methoden und anderer Herangehensweisen. Auch hier: Ein Schritt zurück hilft oft, bessere Lösungen zu finden. Der Verlust des E-Mail Posteingangs hat schon manchem geholfen, eine erdrückend belastende E-Mailflut auf die wirklich wichtigen Themen zu reduzieren. Sucht die Lösung, die zu eurem Problem passt.

    4.) Offene Kommunikation: Die Last in sich hinein fressen, sondern die Situation aktiv kommunizieren und alle Beteiligten in die Lösungssuche einbinden So lassen sich Auftraggeber zu Mitarbeitern machen (eine der ganz großen Stärkern agiler Arbeitsweisen), Kollegen zu Unterstützern und Chefs zu Helfenden.

    • Christopher 8. März 2016 at 19:06 - Reply

      Hallo Carsten,
      vielen Dank für deine Kommentare! Die benannten Ansätze sind wirklich eine gute Ergänzung.
      Mercy Christopher

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